Управленческая отчётность без Excel-рутины
Движение денег, прибыли и убытки, план-факт и платёжный календарь считаются из вашей 1С сами: витрина обновляется раз в час, деньги по мере поступления выписок. Утром первого числа собственник видит итог месяца, окончательный после закрытия периода.
Что болит
Четыре жалобы, которые слышим чаще остальных.
- Отчёт готов, когда он уже не нуженФинансист сводит месяц к двадцатому числу следующего. Влиять на результат поздно, остаётся принять его к сведению.
- Прибыль есть, денег нетПо отчёту компания заработала, а платить нечем. Разрыв между начислением и деньгами никто не отслеживает.
- Непонятно, какое направление кормитОбщая выручка растёт, общая маржа падает. Разложить по направлениям, филиалам или товарным группам никто не берётся: слишком трудоёмко.
- Цифры расходятсяУ финансиста одна выручка, у продаж другая, у бухгалтерии третья. Полдня уходит на выяснение, чья правда, и так каждый месяц.
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской
Разница в том, перед кем отчитываются. Бухгалтерия отвечает перед налоговой и считает по правилам закона. Управленческий учёт отвечает перед собственником и считает по его правилам.
| Вопрос | Бухгалтерский учёт | Управленческий |
|---|---|---|
| Для кого | Налоговая, банки, аудит | Собственник и директор |
| Когда готов | После закрытия периода | Каждый день, к утру |
| Правила | ПБУ и Налоговый кодекс | Ваши, зафиксированные один раз |
| Себестоимость | По принятой учётной политике | Реальная, со всеми затратами |
| Разрезы | По юрлицам и счетам | По направлениям, филиалам, менеджерам |
| Группа компаний | Каждое юрлицо отдельно | Свёрнуто, внутренние обороты убраны |
Чего может не хватать в базе
Витрина, отдельная база для отчётов, показывает то, что есть в учёте. Ниже приведены показатели, которые чаще всего не считаются, и причина: не заведено поле, выключена настройка, нет справочника. Такое правится доработкой, обычно за день-два.
- доработкаРазделение затрат на прямые и косвенные. Валовая маржа отдельно от операционной прибыли. В типовой 1С затраты часто лежат одной кучей.
- доработкаСтатьи движения денег. Отчёт о движении средств по статьям. Справочник статей заводится один раз.
Типичная ловушка такая. Собственник смотрит в бухгалтерскую прибыль и удивляется, почему на счёте пусто. В бухгалтерской прибыли сидит отгруженный, но не оплаченный товар, а деньги за него придут через сорок пять дней.
Управленческий учёт в вашей конфигурации
Управленческий учёт в 1С есть не везде. Где он есть, обычно нужна доработка. Ниже, что каждая конфигурация закрывает сама и чего в ней не хватает, чтобы собрать отчётность собственнику.
| Конфигурация | Что закрывает сама | Чего не хватает |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия | Бухгалтерский контур целиком: проводки, налоги, регламент | Управленческого контура нет вовсе: ни направлений, ни плана, ни кассового разрыва. Самая частая ошибка: вести управленческий учёт по бухгалтерии, которая отвечает перед налоговой |
| 1С:УНФ | Деньги, продажи, простые отчёты по прибыли | План-факт по направлениям, платёжный календарь на недели вперёд, свод по группе компаний |
| 1С:УТ | Торговый контур: продажи, склад, дебиторка | Финансовый слабее: прибыли и убытки собираются руками, движение денег считается без плановой части |
| 1С:ERP | Управленческий блок есть, и сильный | Требует настройки и данных, которые обычно не вводят. На тяжёлой базе сводный отчёт собирается минутами, и его перестают открывать |
| 1С:ЗУП | Фонд оплаты, кадры, налоги с зарплаты | В управленческий отчёт попадает только выгрузкой: сама с выручкой и прибылью не сводится |
| Excel поверх любой | Гибко, и на старте этого хватает | Ломается на третьем месяце: версии файла, чужие формулы, «у кого последний». Где предел Excel |
Мы не заменяем 1С и не переносим учёт в другую программу. Читаем то, что в базе уже есть, а недостающее достраиваем полем, обменом или расчётом. Что именно придётся завести, видно после брифа и карты данных; это отдельная работа, и мы говорим о ней до сметы.
Три отчёта, которые нужны всем
Дальше можно добавить сколько угодно, но начинают обычно с этих.
Движение денег
Сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось. Разложено по видам деятельности: операционная, инвестиционная, финансовая. Отвечает на вопрос «где деньги» и показывает кассовый разрыв за две-три недели до того, как он случится.
Считается из банка и кассы в 1С. Прогноз добавляется, когда в системе есть графики платежей по договорам.
Прибыли и убытки
Сколько заработали по начислению, с разбивкой по направлениям. Выручка, себестоимость, валовая прибыль, постоянные расходы, чистая прибыль. Здесь становится видно направление, которое даёт оборот, но съедает маржу.
Тяжёлое место: распределение общих расходов. Аренда, зарплата администрации и реклама делятся между направлениями по правилу, которое надо задать один раз. Мы предложим три варианта, вы выберете.
План и факт
Разница между тем, что собирались сделать, и тем, что вышло. По месяцам, неделям и по каждому центру ответственности. Без плана дашборд показывает историю, а с планом управляемость.
Как считаются цифры
Раз в час служба обмена забирает свежие документы из 1С, приводит их к общим справочникам и пересчитывает показатели. Дашборд читает готовую витрину и отдаёт цифры мгновенно.
Три вещи делаются на этом шаге, и они же обычно занимают половину проекта.
Сведение справочников
Один контрагент в двух базах записан по-разному почти всегда. Без сведения выручка задваивается, а дебиторка размазывается по двойникам.
Свёртка группы компаний
Если юрлиц несколько, внутренние обороты между ними убираются. Иначе перепродажа от одного своего юрлица другому покажет прибыль, которой не было.
Правила распределения
Общие расходы раскладываются по направлениям по вашему правилу. Зафиксировали один раз, дальше считается само.
Какие разделы можно включить
- ·Сводка дня: остаток на счетах, приход, расход, разрыв
- ·Движение денег по видам деятельности
- ·Прибыли и убытки по направлениям
- ·Платёжный календарь на четыре недели вперёд, с прогнозом до 60 дней, когда есть графики платежей по договорам
- ·План и факт по центрам ответственности
- ·Дебиторка по срокам и риск невозврата
- ·Сигнал в Telegram, когда прогноз уходит в минус
Что нужно от вас
| Что стоит | Что откроется | Когда |
|---|---|---|
| 1С:Управление торговлей | Движение денег, прибыли и убытки, план-факт | в первой сборке |
| 1С:Бухгалтерия | Факт по деньгам и начислению; закрытие периода по брифу | в первой сборке |
| 1С:ERP | Всё перечисленное плюс бюджеты и себестоимость | в первой сборке |
| Договоры с графиками платежей | Прогноз и кассовый разрыв заранее | доп. настройка |
| Только Excel | Всё то же, если таблица ведётся дисциплинированно | доп. настройка |
Первая сборка для 1С возможна после проверки данных и доступа в версиях ПРОФ и КОРП и в облаке 1С:Фреш. Базовую версию тоже подключаем, путь и срок назовём на брифе.
Отдельного учёта заводить обычно не придётся. Данных в 1С хватает, если банк и касса заведены, а договоры привязаны к сделкам. Недостающие разрезы добираются справочником, который заполняется один раз.
Срок и цена
В любой пакет входит подключение до трёх программ, каждая следующая 20 000 ₽. «Старт» с двумя разделами и базовым помощником: 154 000 ₽ и от 8 рабочих дней. «Бизнес» с четырьмя разделами и полным помощником, например для группы компаний со свёрткой оборотов: 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней. Срок зависит от программ, которые у вас стоят.
Движение денег с платёжным календарём и прогнозом разрыва входит в «Бизнес». В «Старт» его можно взять вместо двух обычных разделов, сумму пересчитаем в смете. Прибыли и убытки по направлениям добавляются сводным разделом к любому пакету, а с подробной методикой себестоимости это «Рентабельность», 498 000 ₽ и от 16 рабочих дней.
Частые вопросы
Придётся ли заводить второй учёт?
В большинстве случаев нет. Мы считаем по тем документам, которые ваши люди и так проводят. Если для какого-то разреза данных не хватает, скажем об этом на брифе и покажем на первом дашборде.
Как быстро видно кассовый разрыв?
Кассовый разрыв предупреждаем за две-три недели, платёжный календарь с прогнозом смотрит до 60 дней вперёд, когда в системе есть графики платежей по договорам и плановые поступления. По одной бухгалтерии разрыв виден задним числом.
У нас пять юрлиц, будет ли общая картина?
Да. Базы сводятся в одну витрину, внутренние обороты убираются. Три базы входят в пакет, каждая следующая подключается за 20 000 ₽. Контрагентов сводим по ИНН за день, номенклатуру без общих кодов дольше, срок назовём, когда увидим справочники.
Кто задаёт правила распределения расходов?
Вы. Мы предложим три рабочих варианта: по выручке, по числу людей, по площади. Выбранное правило записывается в систему и дальше применяется само.
Финансист останется без работы?
Останется без сведения таблиц. Разбор отклонений, переговоры с банком и планирование за него никто не сделает, а на это как раз и не хватало времени.