Контроль дебиторки: должники из 1С, напоминания и эскалация
Кто должен, сколько и сколько дней. Просрочка видна в день, когда она возникла, напоминание клиенту готовит агент Напоминальщик, а если тишина затянулась, вопрос поднимается по регламенту до того, кто может решить.
Что болит
- О просрочке узнают поздноБухгалтер поднимает акты сверки раз в месяц. К этому моменту долгу может быть тридцать дней, а клиент уже перестал брать трубку.
- Напоминания забываютМенеджер помнит о трёх клиентах из сорока, и обычно о самых крупных. Мелкие долги копятся и превращаются в сумму, сопоставимую с месячной прибылью.
- Отсрочку дают вслепуюНовому клиенту отгружают с отсрочкой, не посмотрев ни его финансы, ни арбитраж, ни долги по исполнительным производствам.
- Никто не отвечает за долгМенеджер считает, что это дело бухгалтерии, бухгалтерия уверена, что менеджера. Долг висит, пока не станет безнадёжным.
Как устроен процесс
Система забирает из 1С счета, отгрузки и оплаты, сопоставляет их и раскладывает долги по возрасту. Дальше работают правила.
1. Возраст долга
Каждый неоплаченный документ получает срок. Отсрочка берётся из договора, если она там заполнена. Если нет, считаем от даты счёта по правилу, которое вы задаёте на брифе.
2. Корзины по срокам
Текущая задолженность, просрочка до 30 дней, до 60, до 90, свыше 90. Границы настраиваются, но именно эти пять корзин показывают картину яснее всего: видно, где долг ещё рабочий, а где начал протухать.
3. Ответственный
За каждым долгом закрепляется менеджер сделки. Он видит свою дебиторку на личном дашборде, а его руководитель видит сводную. Спор о том, чьё это дело, закрывается на этом шаге.
4. Дельты за неделю
Сумма долга без динамики мало что говорит. Дашборд показывает, выросла просрочка за неделю или сократилась, и на сколько. Растущая на два миллиона в неделю дебиторка требует другого разговора, чем стабильная.
Напоминания и эскалация
Письма готовит агент Напоминальщик, отправляет их ваш сотрудник. Первое письмо готовится, когда наступает ваш порог, например за три дня до срока платежа, дальше работа идёт по лестнице. Пример регламента, который чаще всего берут за основу:
| Когда | Что происходит | Кому |
|---|---|---|
| За 3 дня до срока | Мягкое напоминание с суммой и датой | Клиенту, копия менеджеру |
| День просрочки | Уведомление о наступившей просрочке | Клиенту и менеджеру |
| 7 дней | Повторное письмо с актом сверки | Клиенту, копия РОПу |
| 15 дней | Предложение поставить отгрузки этому клиенту на паузу | Менеджеру и складу |
| 30 дней | Вопрос уходит выше по регламенту | Коммерческому директору |
| 60 дней | Пакет для претензионной работы | Юристу |
Чего может не хватать в базе
Дашборд покажет только то, что заведено в учёте. Вот чего для дебиторки чаще всего не хватает и почему: нет поля, выключена настройка, не ведётся справочник. Такое правится доработкой, обычно за день-два.
- доработкаДоговорные условия отсрочки. Просрочка по каждому клиенту в днях от его личной отсрочки. Срок оплаты часто есть только в бумажном договоре, а поле в 1С пустое.
- доработкаОтветственный за долг. Кому напоминать: менеджеру сделки или отдельному человеку. Поле заводится в справочнике договоров.
Тексты писем ваши. Мы даём рабочие заготовки, вы правите под свой тон: с клиентом, который работает с вами десять лет, и с новым разговор разный.
Крупных клиентов обычно выводят в ручной режим. Система показывает долг и молчит, звонит человек.
Риск невозврата
К каждому должнику подтягивается карточка риска из открытых источников: свежие иски в арбитраже, исполнительные производства, смена директора, адрес массовой регистрации, публикации о намерении подать на банкротство. Карточку из ЕГРЮЛ и госзакупки мост берёт в самих реестрах. Отчётность, арбитраж, долги у приставов и банкротства реестры автоматическим запросам не отдают, поэтому эти сведения мы получаем через сервис, который собирает их из тех же реестров.
Клиент, у которого на прошлой неделе появилось три новых иска, требует другого отношения, чем тот, кто задержал платёж впервые за два года. Разницу видно на дашборде до того, как менеджер поедет на встречу.
Тот же механизм работает и до отгрузки. Как собирается карточка компании по ИНН, рассказано на странице поиска клиентов.
Какие разделы можно включить
- ·Общая просрочка и дельта за неделю
- ·Долги по корзинам сроков с суммами
- ·Топ должников с возрастом долга и ответственным
- ·Дебиторка в разрезе менеджеров
- ·Отгрузки, которые стоит поставить на паузу
- ·Карточка риска по каждому должнику (отдельным разделом)
- ·Сигнал в Telegram в день возникновения просрочки
Что нужно от вас
| Что стоит | Что откроется | Когда |
|---|---|---|
| 1С:Управление торговлей | Счета, оплаты, взаиморасчёты, возраст долга | в первой сборке |
| 1С:Бухгалтерия | Оплаты и сверка по счетам | в первой сборке |
| Договоры с отсрочками | Точный срок платежа вместо расчёта от даты счёта | в первой сборке |
| CRM с ответственными | Закрепление долга за менеджером | доп. настройка |
| Только Excel | Всё то же при дисциплинированном ведении | доп. настройка |
Первая сборка для 1С возможна после проверки данных и доступа в версиях ПРОФ и КОРП и в облаке 1С:Фреш. Базовую версию тоже подключаем, путь и срок назовём на брифе.
Срок и цена
Контроль дебиторки собирается на пакете «Старт»: 154 000 ₽, от 8 рабочих дней, в нём дебиторка, кредиторка и базовый помощник. Срок зависит от программ, которые у вас стоят. Разделом к уже работающей у вас системе стоит 20 000, 32 000 или 48 000 ₽. Письма должникам готовит агент Напоминальщик, он ставится отдельно: 110 000 ₽ вместе с панелью управления.
И в «Старт», и в раздел к работающей системе входят корзины сроков, закрепление ответственных, напоминания менеджеру и сигналы. Карточка риска по открытым данным добавляется отдельным разделом.
Частые вопросы
Откуда система знает срок отсрочки?
Из договора в 1С, когда он там заполнен. Если поле пустое, считаем от даты счёта, а сам порог вы задаёте на брифе. Заполнить отсрочки в договорах имеет смысл в любом случае, это разовая работа.
Письма уходят от нашего имени?
Да, с вашей подписью. Заготовки писем даём мы, вы правите их под свой тон, отправляет письма ваш сотрудник, а тексты остаются вашими.
Не испортим ли мы отношения с клиентами?
Клиенты чаще благодарят за напоминание, чем обижаются: письмо за три дня до срока избавляет их от неловкого разговора. Тон писем вы задаёте сами.
Что если оплата пришла, а напоминание уже ушло?
Данные обновляются раз в час, и перед тем как отдать письмо сотруднику, агент ещё раз проверяет остаток. Совсем исключить накладку нельзя.
Можно ли автоматически блокировать отгрузку?
Блокировку настраивают в самой 1С, а мы советуем начинать с уведомления складу и менеджеру. Автоматическая блокировка без разбора однажды остановит отгрузку там, где этого не нужно.