Отчёты 1С:Бухгалтерии на дашборде: прибыль, долги и деньги для собственника
На данных 1С:Бухгалтерии собираем разделы Приборки по деньгам, долгам и прибыли. Правила управленческих расчётов согласуем с вами и проверяем на документах. Ниже объясняем, какие показатели можно получить из базы и какие сведения понадобятся дополнительно.
Что есть из коробки
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 учётных отчётов десятки. Эти открывают каждый день:
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Оборотно-сальдовая ведомость | Остатки на начало и конец, обороты по всем счетам за период, одной страницей |
| Анализ счёта | Обороты выбранного счёта с корреспонденцией: откуда пришло и куда ушло |
| Карточка счёта | Проводки подряд, документ за документом, с остатком после каждой строки |
| Книга покупок и книга продаж | Счета-фактуры, попавшие в декларацию, с суммами налога и контрагентами |
Где начинаются пределы
Штатные отчёты отвечают на вопросы отчётности: сдать декларацию, свести баланс, найти ошибку в проводках. С этим они справляются. Вопросы собственника и финансового директора начинаются дальше.
Управленческий разрез
С вопросом «Сколько мы заработали на опте и сколько на рознице» идут к плану счетов, а плану счетов такой разрез не нужен. Признак направления в проводках обычно есть: подразделение, номенклатурная группа, статья затрат, договор. Сложить по нему прибыль штатным отчётом тяжело, поэтому данные выгружают в таблицу и сводят руками каждый месяц. К третьему месяцу этого уже никто не делает.
Прогноз только по документам со сроком оплаты
Оборотно-сальдовая по 51 счёту показывает, сколько денег было вчера. Хватит ли их через две недели с учётом зарплаты, налогов и четырёх счетов от поставщиков, в Бухгалтерии покажет «Платёжный календарь» (Руководителю / Планирование), но только по документам, где проставлен срок оплаты. Поэтому чаще платёжный календарь ведут в отдельной таблице, и она живёт своей жизнью.
Три базы, три ведомости
У группы компаний своя база на каждое юрлицо. Штатный отчёт даёт цифру по одной организации, а вопрос звучит про группу целиком. Три ведомости складывают в Excel и вычищают расчёты между своими же юрлицами, чтобы выручка не удвоилась. Каждый месяц заново.
Что должно найти вас само
Крупный клиент перешёл порог просрочки. На счёт пришло вдвое больше обычного, и это чужой платёж. Остаток на расчётном счёте опустился ниже недельной потребности. Ради такого никто не открывает отчёт: новость должна приходить сама, вскоре после события. Рассылки умеют расписание (раз в неделю, в понедельник утром). Условие «когда случилось» им не задать.
Утро главбуха и утро собственника
Главбуху нужен короткий список того, что мешает закрыть период. Собственнику нужны три цифры до планёрки: сколько денег, сколько должны нам, сколько заработали с начала месяца. В 1С обоим открывается один и тот же раздел «Отчёты» на сотню позиций. Главбух в нём живёт, собственник туда не заходит: он звонит главбуху, и ответ приходит к вечеру.
Что даёт дашборд поверх 1С:Бухгалтерии
- ·Собственнику: деньги на счетах, долги клиентов, прибыль с начала месяца
- ·Дебиторка по срокам с дельтой за неделю
- ·Деньги и прибыль по направлениям из тех же проводок
- ·Платёжный календарь по проведённым документам, с прогнозом до 60 дней, когда есть графики платежей по договорам
- ·Свод нескольких юрлиц в одну картину по группе
- ·Помощник в Telegram: спросите словами, ответит цифрами
Ничего нового в базу заводить не нужно. Проводка «Дт 62 Кт 90» уже несёт контрагента, договор, номенклатурную группу и дату. Витрина, отдельная база для отчётов рядом с рабочей, раскладывает эти признаки по управленческим разрезам и считает итоги заранее, по расписанию: раз в час забираем свежие документы, ночью глубокую историю. Готовые цифры лежат посчитанными, дашборд отдаёт их за секунду даже на базе с историей за пять лет. На дашборде данные на момент последнего обновления, и время расчёта стоит рядом с каждым числом.
| Раздел | Что показывает | Когда |
|---|---|---|
| Дебиторка по срокам | Кто должен, сколько дней, дельта за неделю, просрочка по договорам | в первой сборке |
| Движение денег и прибыли-убытки | Приход и расход по направлениям, юрлицам и статьям; прибыль с начала месяца | доп. настройка |
| Платёжный календарь | Кому платим на неделе и хватит ли остатка на счетах | доп. настройка |
| Закрытие месяца | Чего не хватает: непроведённые документы, незакрытые авансы, расхождения между регистрами | по брифу |
| НДС по кварталам | К уплате и к возмещению с разбивкой по месяцам, где вычет ещё не подтверждён документом | по брифу |
| Контрагенты без закрывающих | У кого висит отгрузка или оплата без акта и счёта-фактуры, сколько дней | по брифу |
«В первой сборке» означает предлагаемый начальный состав для ПРОФ, КОРП и 1С:Фреш. «Доп. настройка» требует отдельной работы. Данные, доступы и сроки проверяем на брифе. В «Старт» входят два обычных раздела и базовый помощник, остальные добавляются по 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ за раздел. Где стоит «по брифу», состав и цену называем после разбора вашей базы. Что входит в «Старт» и «Бизнес»
Дебиторка по срокам поднимается из 62-го счёта без вашего участия сверх часа на бриф. Деньги по направлениям и календарь требуют договориться, какой признак в проводке считать направлением и какие статьи сводить вместе. Отсюда неделя сверху.
Налоговый и учётный контур (закрытие месяца, НДС, контрагенты без закрывающих документов) собирается под конкретную базу: у двух компаний с одной конфигурацией учёт устроен по-разному. Состав и цену этой части называем после брифа, когда посмотрим, как у вас ведётся учёт.
Письма должникам готовит агент Напоминальщик по вашим правилам, отправляет их ваш сотрудник.
Про прогноз честно. Одна Бухгалтерия даёт факт: кассовый разрыв дальше недели-двух в ней заранее не виден, его замечают, когда он уже случился. Чтобы предупреждать заранее, нужны договоры с графиками платежей и плановые поступления из CRM. Без них календарь строится по тому, что уже проведено: на неделю-две вперёд он работает, на квартал нет.
Это то, что открывается на данных одной Бухгалтерии. Добавите Управление торговлей, появится маржа по сделкам, остатки и оборачиваемость, разбор на странице отчётов в 1С:УТ. Добавите CRM, появятся плановые поступления и прогноз. Полный расклад в разделе Разделы Приборки, отдельно про управленческую отчётность и контроль дебиторки.
Как подключаем
Читаем через стандартный интерфейс OData или HTTP-сервис в расширении, смотря что разрешено в вашей базе. Конфигурацию не трогаем: база остаётся на поддержке, обновления от 1С ставятся как обычно.
Если у вас базовая Бухгалтерия, ставим в неё нашу обработку: по расписанию она забирает продажи, остатки, расчёты и банк и отправляет их в витрину. Покупать ничего не нужно. Другой путь: перенести базу в 1С:Фреш, там доступ к данным открыт.
Для ПРОФ и КОРП служба обмена (мост) забирает свежие документы и проводки раз в час и складывает их в витрину. Сам мост только читает. Нагрузка на рабочую базу небольшая: мост забирает только изменения с прошлого раза.
Отдельный разговор: облачная Бухгалтерия. В 1С:Фреш читаем через стандартный интерфейс OData, у других провайдеров такого доступа может не быть, тогда данные приходят выгрузкой по расписанию: несколько раз в сутки. Разделы Приборки те же, меняется свежесть цифры.
Несколько юрлиц в разных базах сводятся в одну витрину с переключателем «по юрлицу» и «по группе». Это частый случай у групп компаний. Расчёты между своими юрлицами сворачиваются по списку, который вы задаёте на брифе. Справочники контрагентов между юрлицами сопоставляем за два-три дня.
Срок и цена
Для начала обычно хватает пакета «Старт»: 154 000 ₽ и от 8 рабочих дней, два раздела. Срок зависит от программ, которые у вас стоят. Дебиторка по срокам открывается первой. Деньги и прибыль по направлениям и платёжный календарь добавляются, когда договоримся о разрезах: один из них можно взять вторым разделом «Старта», он откроется примерно неделей позже дебиторки, второй стоит 20 000, 32 000 или 48 000 ₽.
Управление торговлей, CRM и телефонию подключаем в любом пакете: до трёх программ, считая Бухгалтерию, входят в цену, каждая следующая 20 000 ₽. Четыре раздела и полный помощник дают пакет «Бизнес», 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней. Разделы и права сотрудников: собственник, главбух, руководитель продаж.
Цену и срок вы узнаёте до подписания. Раздел к уже работающей системе добавляется примерно за неделю. Минимальная подписка от 7 000 ₽ в месяц относится к одному агенту или помощнику на небольшую команду. Сумму для вашего набора называем до договора. В подписку входят: работа помощника и агентов, присмотр за системой и часы работ, например на новые разрезы по вашим просьбам.
Частые вопросы
У нас только Бухгалтерия, других программ нет. Этого хватит?
Для факта хватит. Деньги на счетах, дебиторка по срокам и прибыль по направлениям считаются из проводок. Прогноз кассового разрыва дальше недели-двух одна Бухгалтерия не даст: для него нужны графики платежей по договорам и плановые поступления из CRM.
У нас упрощёнка, НДС мы не платим. Это что-то меняет?
На базовый набор разделов Приборки система налогообложения не влияет. Деньги, дебиторка и прибыль по направлениям поднимаются из тех же проводок. Если НДС вы не платите, налоговой части в смете не будет.
Налоговые показатели выбираем по задачам компании и данным базы. Если вы ведёте учёт НДС, можно добавить раздел: начислено и к уплате за квартал, с разбивкой по месяцам.
Сломается ли что-то при обновлении 1С?
Как правило, нет. Конфигурацию мы не меняем, поэтому обновления ставятся как обычно. Если обмен после обновления всё же отвалится, восстановим его.
Бухгалтерия у нас в облаке. Так можно?
Можно. В 1С:Фреш данные читаются через стандартный интерфейс OData, у других провайдеров они могут приходить выгрузкой по расписанию, смотря что открывает провайдер. На состав разделов это не влияет, меняется свежесть цифры.
Кому уходят напоминания должникам?
Контрагентам-юрлицам, от вашего имени. Письма готовит агент Напоминальщик, отправляет ваш сотрудник. Текст, порог по дням и канал вы задаёте сами.
Дашборд заменит бухгалтера?
Нет. Он показывает то, что в учёте уже есть, в разрезах, которые нужны собственнику и финансовому директору. Учётные проверки (незакрытые авансы, контрагенты без актов) собираются под вашу базу после брифа. Решения по учёту принимает бухгалтер.
Сколько времени это займёт с нашей стороны?
Час на бриф, доступ к базе на чтение и примерно полдня главбуха на согласование разрезов: что считать направлением, какие статьи сводить вместе. Дальше мы показываем первый дашборд, вы говорите, что поправить.