Отчёты iiko и R-Keeper на дашборде: выручка рядом с расходами
На данных iiko или R-Keeper собираем разделы Приборки по выручке, чекам и работе точек. Для расчёта прибыли подключаем учёт расходов: закупки, зарплату и аренду. Ниже объясняем, какие источники нужны для каждого показателя и как рассчитывается внедрение.
Товарные знаки iiko и R-Keeper принадлежат их правообладателям. Мы не связаны с ними и делаем надстройку поверх вашей системы.
Что есть из коробки
Отчётов в iikoOffice несколько десятков. В ежедневной работе управляющего обычно пять:
| Отчёт | Где лежит | Что показывает |
|---|---|---|
| OLAP по продажам | Отчёты | Выручка, чеки и блюда в любом разрезе: точка, день, час, официант, категория меню |
| OLAP по проводкам | Отчёты | Движение денег и товара по счетам: себестоимость, списания, скидки, возвраты |
| Кассовые смены | Розничные продажи | Выручка смены, типы оплаты, отмены и удаления, кто открывал и закрывал |
| ABC-анализ меню | Отчёты | Позиции по выручке и марже: что кормит, что стоит в карте зря |
| Остатки и списания | Товары и склады | Что осталось на складе, что списали и по какой причине |
Настроенный вид сохраняется под своим именем и открывается потом одним щелчком. Выгрузка в Excel есть, рассылка готового отчёта по расписанию на почту тоже.
С какой версией ни работай, набор отчётов один и тот же. Разъезжаются только названия разделов в меню.
Где начинаются пределы
Касса видит выручку до рубля и почти ничего про деньги вокруг неё. Дальше о том, чего в ней нет: пять задач, которые ни в iiko, ни в R-Keeper настройкой не берутся.
Окупилась смена или нет
Фудкост iiko считает точно, и по блюду, и по точке. Дальше начинаются деньги, которых в кассовой системе нет: зарплата смены с процентами и подработками, аренда за день, эквайринг, коммуналка, комиссия площадки за доставку. Пока эти суммы лежат в бухгалтерии, выручка смены и её стоимость не встречаются нигде.
Связка появляется, когда рядом с iiko встаёт бухгалтерия. Тогда у каждой смены и у каждой точки видно, что осталось после всех расходов. Цифра собирается из двух систем сразу, и в этом вся сложность.
Про плохую смену узнать вечером
«Фудкост пополз, узнали через месяц» это жалоба, которую мы слышим чаще других. Данные к этому моменту лежали в базе тридцать дней, открывать их было некому. Панель смотрит на них каждый час и пишет в чат сама: списания за день выше средних по точке, себестоимость блюда ушла за порог после нового прайса, у одного официанта втрое больше удалений из чека, чем у смены, точка к восьми вечера сделала половину нормы буднего дня. Всё это видно к вечеру того же дня.
Сеть и доставка в одной цифре
Часть заказов доходит до iiko через интеграцию, часть остаётся в кабинете площадки со своей комиссией и штрафами. Зал и доставка живут в разных отчётах, а вопрос у владельца один: где выше маржа на чек с учётом комиссии, упаковки и курьера. Добавьте сюда несколько юрлиц и точки на разных системах, и сведение начинается с выгрузок в Excel.
Закупка дорожает раньше, чем меняется меню
Себестоимость блюда пересчитывается по приходам, поэтому о подорожании вы узнаёте, когда товар уже принят и списан в блюдо. Прайсы поставщиков между собой касса не сравнивает: на одной точке мясо взяли на восемь процентов дороже, на второй тот же артикул у другого поставщика остался в старой цене. Панель держит историю закупочных цен рядом с себестоимостью блюда и предупреждает, когда цена ушла за порог. Подробнее: цены поставщиков.
У владельца, шефа и управляющего разные цифры
Владельцу хватает пяти цифр утром в телефоне. Управляющему нужны выручка точки, фудкост и списания за вчера. Шеф-повару нужны себестоимость блюд и что портится на складе. Бухгалтеру нужны закрытые смены и расхождения по кассе. В iikoOffice каждый из них собирает свой вариант отчёта руками, и до второго раза доходят немногие.
Что даёт дашборд поверх iiko и R-Keeper
- ·Выручка по точкам и по дням недели, план и факт месяца
- ·Средний чек и глубина чека: сколько позиций и что докидывают
- ·Фудкост по точке и себестоимость блюда с историей закупки
- ·ABC-анализ меню: что кормит, что занимает место в карте
- ·Списания и порча: сколько, где и по чьей смене
- ·Загрузка по часам под расписание смен и закупку
- ·Смены и официанты: выручка, чек, отмены, розданные скидки
- ·Доставка против зала: чек, себестоимость, комиссия площадки
Это то, что открывается на данных одной кассовой системы. Если добавите бухгалтерию, рядом с выручкой встанут зарплата, аренда и налоги, и по каждой смене будет видно, что осталось. Добавите выгрузки агрегаторов, и доставка сойдётся с залом по марже. Полный расклад в разделе Разделы Приборки.
Что собирается сразу, что добавляется неделей
| Раздел | Что для него нужно | Когда |
|---|---|---|
| Выручка, средний чек, рейтинг точек | Одна база iiko или R-Keeper | в первой сборке |
| Фудкост и себестоимость блюда | Заполненные техкарты и приходы товара | в первой сборке |
| ABC-анализ меню | Категории блюд в номенклатуре | в первой сборке |
| Списания, отмены, работа смен и официантов | Чеки со сменой и официантом | в первой сборке |
| Загрузка по часам | Время пробития чеков | в первой сборке |
| План-факт по точкам | Планы таблицей от вас, хоть на месяц вперёд | в первой сборке |
| Закупочные цены и история подорожаний | Приходы из iiko; прайсы поставщиков сводит агент Прайсовщик, он ставится отдельно | в первой сборке |
| Экономика смены с зарплатой и арендой | Доступ к бухгалтерии или таблица расходов по точкам | доп. настройка |
| Доставка с комиссией площадок | Выгрузки из кабинетов агрегаторов | доп. настройка |
| Сигналы и утренняя сводка в Telegram | Чат или группа с управляющими | в первой сборке |
Агент Прайсовщик берёт прайсы оттуда, откуда вы получаете их сами: файлы, рассылки и выгрузки тех поставщиков, у которых есть API. Там, где цены опубликованы открыто, сверяемся с условиями использования сайта; где владелец доступ закрыл, сведения не берём. Порядок сбора описан на странице мониторинга цен.
Пометка «доп. настройка» означает отдельную работу с данными или расчётом. Сроки определяем на брифе. В «Старт» входят два обычных раздела и базовый помощник, дальше раздел стоит 20 000, 32 000 или 48 000 ₽. Пакеты, разделы, подписка
Разговор с цифрами идёт в чате. Шеф спрашивает: «что списали на Речной в выходные?», и получает список позиций с суммами, никуда не заходя. Управляющий спрашивает про отмены у вчерашней смены и видит их по своей точке. Как устроен такой ответ, расписано на странице помощника в Telegram. Туда же к девяти утра приходит вчерашний день: выручка по точкам, процент плана, фудкост, сумма списаний.
Как подключаем
Данные забираем через API вашей iiko: продажи, чеки, номенклатуру, склад и смены. Кассовые станции, меню, скидки и права остаются как есть.
API iiko входит в облачные тарифы «Профессиональный» и «Корпоративный». Если у вас тариф ниже, есть два пути: перейти на тариф с API (его оплачиваете iiko) или присылать отчёты выгрузкой, тогда цифры обновляются реже, чем раз в час.
R-Keeper читаем из базы отчётов. На вашем сервере для этого хватает пользователя с правом только читать, в облаке R-Keeper нужна отдельная лицензия на чтение отчётов, её оплачиваете поставщику R-Keeper. Лицензия на запись нужна, только если заказы в кассу будет заводить ИИ-агент.
Служба забирает свежие чеки раз в час и складывает в витрину. Тяжёлая часть расчётов приходится на ночь и на паузы между сменами, поэтому касса в час пик ничего не чувствует.
Точка без связи догоняет позже: смена доедет целиком, и вчерашний день пересчитается. Поэтому у каждой цифры на дашборде стоит время расчёта.
Одну вещь стоит проверить заранее: одинаково ли называются блюда на разных точках. Если «Цезарь с курицей» и «Салат Цезарь кур.» обозначают одну позицию в двух базах, сопоставляем справочники. Обычно два-три дня, и в смете эта работа стоит отдельной строкой.
Кто какой раздел открывал, видно в журнале. Кому какие разделы открыты, разобрано ниже, в частых вопросах.
Срок и цена
До трёх программ, например кассу и бухгалтерию, подключаем в любом пакете. «Старт» с двумя разделами и базовым помощником: 154 000 ₽ и от 8 рабочих дней. Срок зависит от вашей версии программы и открытых доступов. Сеть с несколькими точками, бухгалтерией и доставкой обычно берёт «Бизнес» ради четырёх разделов и полного помощника: 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней.
Сведение двух кассовых систем в одну витрину занимает два-три дня внутри проекта и стоит в смете отдельной строкой. Экономика смены, доставка с комиссиями добавляются неделей, сигналы в Telegram работают сразу.
Итоговую цену и срок называем до договора, по карте ваших данных. Каждый следующий раздел к работающей системе стоит 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ и занимает от недели. Подписку для выбранного состава рассчитываем по объёму работы и называем до договора.
Частые вопросы
Чем это отличается от OLAP-отчётов в iiko?
OLAP-отчёт отвечает на вопрос, который вы задали, когда его открыли, и только по данным iiko. Дашборд показывает главное сам, каждый день и по всем точкам: выручку рядом с себестоимостью, зарплатой, арендой и закупками из бухгалтерии. Когда показатель уходит за порог, приходит сигнал, и искать отклонение по отчётам не нужно.
Работа кассы и официантов изменится?
Нет. Данные читаются на стороне сервера, кассовые станции мы не трогаем. Меню, права и настройки печати остаются как есть, официант разницы не заметит.
Кто из сотрудников что видит?
Видимость раздаётся по ролям: официант видит свою смену, управляющий видит свою точку, владелец сеть целиком. Роли задаём на брифе, людей между ролями потом переставляют за минуту. В «Старте» три роли доступа, в «Бизнесе» пять, каждая следующая 30 000 ₽.
У нас часть точек на iiko, часть на R-Keeper. Так можно?
Обычный случай в растущей сети. Читаются обе системы, блюда и категории сопоставляются по коду и названию, сеть выводится одной таблицей. Сопоставление занимает два-три дня и стоит в смете отдельной строкой.
Техкарты заполнены не везде. Фудкост посчитается?
По блюду фудкост берётся из техкарты, и там, где карты нет, цифры по блюду не будет. По точке и по категории он считается из приходов и списаний. Этого хватает, чтобы увидеть, куда уходит продукт. Пустые карты покажем списком на первой же неделе, дальше вы решаете, заполнять их или жить с итогом по категории.
Откуда возьмётся зарплата и аренда?
Из бухгалтерии: 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, иногда таблица управляющего. Хватает факта по месяцу с разбивкой по точкам, а дальше сумма раскладывается по сменам по числу отработанных часов.
Доставка через агрегаторов попадёт на дашборд?
Заказы, которые доходят до iiko через интеграцию, встают рядом с залом сразу. Комиссия площадки, штрафы и компенсации живут в её кабинете. Отчёты оттуда ваш сотрудник кладёт в общую папку, и цифры обновляются так часто, как площадка их выпускает. Это та самая неделя сверх базовой сборки.
Насколько свежие цифры на дашборде?
Витрина пересчитывается раз в час, у каждого числа стоит время расчёта. Чек с точки, оставшейся без связи, придёт позже, и день пересчитается задним числом.