Мониторинг тендеров по вашему профилю
Мониторинг тендеров начинается с вашего профиля: что продаёте и куда возите. Система по расписанию смотрит закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, оставляет подходящие, показывает карточку заказчика из открытых реестров и напоминает о сроке подачи. Всё это рядом с вашими продажами.
Открытые данные бывают неполными и запаздывают, поэтому у каждой строки стоит дата, на которую взяты сведения. Чтение документации закупки эта работа не заменяет.
Что болит
Что рассказывают на брифе компании, у которых закупки идут между делом, без отдельного тендерного специалиста.
- Закупку нашли в последний моментИзвещение висело две недели. Увидели его накануне окончания подачи, собрать документы уже не успевали.
- Смотрят руками и по настроениюМенеджер открывает сайт закупок, когда вспомнит. В горячую неделю не вспоминает вовсе.
- В выдаче мусорПо слову «кабель» приходит сотня извещений из чужих регионов и с суммами, ради которых нет смысла собирать заявку.
- О заказчике узнают после победыКонтракт взяли, а у заказчика хвост из расторжений и исков. Выясняется это уже по ходу исполнения.
- Прошлый год никто не помнитКуда подавались, что взяли, во что обошлась подготовка, всё по памяти и в чужой таблице. Через год такую таблицу уже не открывают.
Как устроен процесс
Система читает открытые сведения о закупках и складывает их в вашу же витрину, ту самую базу, где уже лежат ваши продажи и остатки. Дальше подборка проходит отсев по вашим правилам и попадает человеку, который занимается заявками.
1. Профиль закупок
На брифе вы описываете предмет: что продаёте, какими словами это называют заказчики, коды ОКПД2, регионы, вилку суммы. Профиль меняется в любой момент. Обычно после первых двух недель становится видно, что лишнее.
2. Проверка по расписанию и отсев
Проверка идёт сама, обычно раз в час. Новые извещения по 44-ФЗ и 223-ФЗ сверяются с профилем, неподходящие уходят в отдельный список с причиной. До человека доходят строки, по которым есть о чём думать.
3. Карточка заказчика
По каждому заказчику из подборки собирается страница из открытых реестров: статус и реквизиты, его прошлые закупки, расторгнутые контракты, арбитражные дела, долги у приставов. Смотрят её до подачи заявки, пока решение ещё можно поменять.
4. Срок подачи и история
По закупке, которую взяли в работу, приходит напоминание о сроке, заранее и ещё раз в последний день. Рядом лежит история похожих закупок: кто их обычно забирал и с каким снижением от начальной цены.
Профиль закупок
Профиль описывает, какая закупка вам подходит. Чем он точнее, тем короче список и тем меньше открытых впустую извещений. Задаётся на брифе.
| Признак | Что вы задаёте | Откуда система это знает |
|---|---|---|
| Предмет | Свою номенклатуру и слова, которыми её называют заказчики, вместе со стоп-словами | Наименование закупки и позиции извещения |
| Коды | ОКПД2 по вашей продукциии работам | Классификаторы в извещении |
| Регион | Области и города поставки, куда вы реально довезёте | Место поставки и адрес заказчика |
| Сумма | Вилку начальной цены: ниже нижней границы извещение в подборку не попадает | Начальная максимальная цена контракта |
| Закон и способ | 44-ФЗ, 223-ФЗ или оба; электронный аукцион, конкурс, запрос котировок | Реквизиты извещения |
| Обеспечение | Потолок обеспечения заявки и контракта, который вы потянете | Условия из извещения |
| Стоп-лист заказчиков | ИНН тех, с кем работать не хотите | Ваш файл |
Пример вымышленный: кабельная компания в Ленинградской области ставит предмет «кабель, провод, кабельная арматура», стоп-слово «монтаж», регионы (Санкт-Петербург и три соседние области), сумму от 500 000 ₽. Из потока остаётся два-три десятка извещений в неделю вместо сотен.
Сколько строк останется после отсева у вас, покажет первая подборка: у кабельщика по Северо-Западу и у поставщика медизделий по всей стране это разные порядки.
Что отсеиваем
Часть работы человек вообще не увидит. Извещения с такими признаками уходят из подборки до того, как она попадёт в работу.
| Признак | Почему убираем |
|---|---|
| Совпало только слово | «Кабельный канал» под запрос «кабель» приходит постоянно. Стоп-слова и коды ОКПД2 такие строки снимают |
| Чужой регион поставки | Логистика съедает маржу до подачи заявки. Отключается, если возите по всей стране |
| Сумма ниже вашего порога | Сбор документов отнимает время. Ниже границы заявка не окупается |
| Требования, которых у вас нет | Лицензия, членство в СРО, реестр отечественной продукции. Условия читаются из извещения, порог задаёте вы |
| Заказчик в стоп-листе | С кем-то вы уже наработались и возвращаться не хотите |
| Повторная публикация | Изменённое извещение по той же закупке приходит новой строкой. Мы сводим их в одну и показываем, что поменялось |
Отсеянное никуда не пропадает: лежит отдельным списком с причиной. Раз в неделю его стоит пролистать: так видно, не настроены ли правила слишком туго, и профиль подкручивается.
Карточка заказчика
Перед подачей полезно понимать, с кем предстоит работать. По каждому заказчику собирается одна страница из открытых реестров.
| Раздел | Что видно | Источник |
|---|---|---|
| Реквизиты и статус | Действует или ликвидируется, адрес, коды ОКВЭД, дата регистрации, отметки о недостоверности сведений | ЕГРЮЛ, открыт по статье 6 закона 129-ФЗ |
| Прошлые закупки | Что и на какие суммы заказчик покупал по вашему предмету, как часто выходит на рынок | Извещения и контракты по 44-ФЗ и 223-ФЗ |
| Исполнение контрактов | Расторжения по соглашению и в одностороннем порядке, просрочки оплаты по завершённым контрактам | Реестр контрактов |
| Арбитраж | Дела с участием заказчика в арбитражных судах: суммы, роль в деле, стадия | Картотека арбитражных дел, через сервис, который собирает реестры |
| Долги у приставов | Сумма, предмет взыскания, дата возбуждения производства | Банк данных исполнительных производств, через сервис, который собирает реестры |
Карточка нужна для того, чтобы решить, готовить заявку или пропустить.
Откуда приходят сведения и как часто они обновляются, рассказано в разделе «Открытые реестры». Та же карточка используется в поиске клиентов: заказчик закупки часто и есть тот покупатель, которого ищет отдел продаж.
Кто обычно выигрывает
По вашему профилю за прошлые периоды видно, кто забирал похожие закупки и с каким снижением от начальной цены. Данные из протоколов и реестра контрактов.
| Что показываем | Зачем это |
|---|---|
| Поставщики по вашему предмету | Кто из компаний регулярно берёт такие закупки и в каких регионах |
| Снижение от начальной цены | На сколько процентов обычно опускалась цена по похожим закупкам этого заказчика |
| Число участников | Сколько заявок подавали на похожие закупки раньше |
| Ваша история | Куда подавались вы, что взяли, что упустили и с каким результатом по деньгам |
Идти на закупку или пропустить, решаете вы: себестоимости, загрузки и обеспечения в реестрах нет.
Своя история складывается из ваших заявок на дашборде и контрактов из 1С: сколько заявок подали, сколько взяли, во что обошлась подготовка. Через полгода работы отсюда видно, какие заказчики окупаются, а на какие уходит время впустую.
Сроки и напоминания
Срок подачи и есть то, из-за чего закупки теряют чаще всего. Напоминания приходят в Telegram и на почту тем людям, которые отвечают за заявки.
| Когда приходит | Что в сообщении |
|---|---|
| В день появления | Новая подходящая закупка: предмет, заказчик, начальная цена, дата окончания подачи, ссылка на извещение |
| За несколько дней до конца | Напоминание по закупкам, которые взяли в работу. Сколько дней осталось и на ком заявка |
| В последний день | Короткий список того, что закрывается сегодня |
| При изменении извещения | Что поменялось: срок, документация, начальная цена |
Сроки считаются от дат из извещения. Заказчик их меняет, и тогда приходит отдельное сообщение об изменении. Дату сведений видно в каждой строке, чтобы было понятно, насколько свежая картинка.
Вопросы по подборке можно задавать словами, и помощник в Telegram отвечает цифрами из вашей же витрины: «что закрывается на этой неделе», «сколько закупок по кабелю было у этого заказчика за год».
Какие разделы можно включить
- ·Подборка по профилю с причиной попадания в каждой строке
- ·Календарь сроков подачи на две недели вперёд
- ·Карточка заказчика: статус, закупки, расторжения, суды, долги
- ·История похожих закупок со снижением от начальной цены
- ·Отсеянные извещения отдельным списком с причиной
- ·Ваши заявки: подана, отклонена, выиграна, исполняется
- ·Сигналы в Telegram о новых закупках и сроках
- ·Выгрузка подборки файлом
Разделы настраиваются по правам сотрудников. Руководителю нужен общий поток и деньги по итогам. Тому, кто готовит заявки, нужны сроки и его закупки, снабженцу только его предмет.
Что добавляется разделом
Запись закупок в CRM отдельными сделками добавляется примерно за неделю: у каждой системы свои поля и свои правила. Столько же занимает разбор документации закупки: краткая выжимка условий рядом со строкой. Выжимка справочная и чтение документации не заменяет: требования к участнику, техническое задание и проект контракта читает человек. Обе части добавляются разделом, каждая за 20 000, 32 000 или 48 000 ₽.
Что нужно от вас
Меньше, чем для внутренних разделов Приборки. Доступы к системе закупок не нужны: эти сведения открыты по закону.
| Что нужно | Зачем это | Когда |
|---|---|---|
| Описание предмета | Номенклатура, слова заказчиков, стоп-слова, чтобы подборка была короткой и по делу | в первой сборке |
| Регионы и вилка суммы | Куда довезёте и с какой суммы заявка окупается | в первой сборке |
| Кому слать сигналы | Telegram и почта людей, которые отвечают за заявки | в первой сборке |
| Стоп-лист заказчиков | ИНН тех, с кем работать не хотите | в первой сборке |
| Доступ к 1С на чтение | Подтянуть вашу историю контрактов и посчитать, во что закупки обошлись по деньгам | доп. настройка |
Профиль можно не готовить заранее. Соберём вариант по вашей номенклатуре и региону, покажем первую подборку, а вы вычеркнете лишнее. Так быстрее, чем описывать словами.
Чего ждать не стоит
Публикация извещения и его попадание в выгрузку расходятся на часы, иногда на сутки. Часть сведений заказчик размещает файлами, из которых машина возьмёт не всё. Поэтому у каждой строки стоит дата, на которую взяты сведения, и ссылка на само извещение.
Подборка даёт материал для решения. Требования к участнику, техническое задание, проект контракта и условия обеспечения читает человек: там встречаются вещи, которых в реквизитах извещения нет.
Мы не подаём заявки и не работаем с вашей электронной подписью. Система показывает закупки, сроки и открытые сведения о заказчике. Дальше документы готовите и подаёте вы.
Срок и цена
Подбор тендеров собирается на пакете «Старт»: 154 000 ₽, от 8 рабочих дней, два раздела под эту задачу и базовый помощник. Сюда входят профиль, подборка по расписанию, отсев, карточки заказчиков, календарь сроков и сигналы в Telegram.
Разделом к системе, которая у вас уже работает, стоит 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ и занимает от недели. Закупки появляются на тех же разделах Приборки, что и продажи, и видны тем же ролям. Отдельного кабинета и второго пароля не будет.
1С, CRM и телефонию подключаем в любом пакете: три программы без доплаты, каждая следующая 20 000 ₽. Если закупки нужны вместе с продажами и деньгами, подойдёт «Бизнес»: четыре раздела и полный помощник, 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней. До подписания вы видите цену и срок. Минимальная подписка от 7 000 ₽ в месяц относится к одному агенту или помощнику на небольшую команду. Сумму для вашего набора называем до договора. В подписку входят: присмотр за сервером, доработка профиля, восстановление выгрузок, когда реестр меняет формат.
Цены ориентировочные, это не публичная оферта.
Частые вопросы
Откуда берутся сведения о закупках и законно ли это?
Из единой информационной системы в сфере закупок. Сведения в ней общедоступны и предоставляются безвозмездно (часть 4 статьи 4 закона 44-ФЗ). Закупки компаний с госучастием публикуются там же по статье 4 закона 223-ФЗ. Берём их теми способами, которые сама система для этого даёт: наборы открытых данных и официальные сервисы.
Вы подаёте заявки за нас?
Нет. Система показывает подходящие закупки, срок подачи и карточку заказчика. Документы вы готовите сами и подаёте на площадке со своей электронной подписью.
Чем это отличается от поиска на сайте закупок вручную?
Поиск на сайте бесплатный и работает. Подбор здесь идёт по расписанию сам, без человека, который вспомнит открыть сайт. Отсев по вашим правилам убирает чужие регионы и мелкие суммы до того, как их кто-то увидит. Рядом со строкой сразу лежит карточка заказчика и история похожих закупок, за которыми иначе пришлось бы ходить по разным реестрам. А изменённое извещение по той же закупке не приходит второй строкой.
Вы скажете, стоит ли идти на закупку?
Нет. По похожим закупкам видно, кто их обычно забирает и с каким снижением от начальной цены. Идти или пропустить, решаете вы: у вас есть себестоимость, загрузка и обеспечение, которых в реестрах нет.
Как быстро закупка появляется на дашборде?
Проверка идёт по расписанию, обычно раз в час. Открытые данные при этом запаздывают: публикация и попадание в выгрузку расходятся на часы, иногда на сутки. У каждой строки стоит дата, на которую взяты сведения, чтобы это было видно.
У нас нет 1С. Решение подойдёт?
Да. Подборка, отсев, карточки заказчиков и календарь сроков собираются из открытых сведений, доступы к вашим системам для этого не нужны. 1С нужна для одного раздела, вашей истории заявок в деньгах. Без неё этот раздел заполняется руками или его не делаем.
Мы работаем только по 223-ФЗ. Что-то меняется?
Профиль настраивается на любой из двух законов или на оба сразу. По 223-ФЗ заказчик закупается по своему положению: способы и требования у каждого свои, поэтому правила отсева подкручиваются дольше. Обычно на это уходит вторая неделя работы.
Реестр поменяет формат выгрузки, и всё встанет?
Форматы время от времени меняются, и выгрузка встаёт на день-другой. Первые три месяца после приёмки выгрузку восстанавливаем по гарантии, дальше в часах подписки, её тариф зависит от состава и объёма работы.
Можно ли обойтись сигналами в Telegram без разделов Приборки?
Можно: подбор по профилю и сообщение в Telegram о каждой подходящей закупке со сроком подачи. Разделы Приборки с историей и карточками заказчиков всё равно входят в сборку, пользоваться ими можно начать позже, когда станет понятно, какие отборы вам нужны.