Контроль отдела продаж: без ручных отчётов и планёрок вслепую
Система сама собирает данные из 1С, CRM и телефонии и показывает, кто из менеджеров зарабатывает, где застряли сделки и сколько висит дебиторки. Когда показатель уходит за порог, сигнал приходит в Telegram.
Что болит
Эти четыре пункта повторяются почти у каждой компании, которая приходит с запросом на контроль продаж.
- Отчёт собирают рукамиТри дня в конце месяца уходят на сведение выгрузок. К моменту, когда цифры готовы, влиять уже поздно.
- Непонятно, кто зарабатываетВидна выручка менеджера, но не видны маржа, скидки и время, потраченное на клиента.
- Сделки стоят молчаНикто не замечает, что сделка не двигалась две недели, пока клиент не ушёл к конкуренту.
- Дебиторка всплывает поздноО просрочке узнают из звонка бухгалтера, через недели после того, как она возникла.
Как устроен процесс
Дашборд и сигналы только читают 1С и CRM, ничего в них не меняя. Раз в час данные забираются по защищённому мосту, службе обмена, и складываются в витрину: отдельную базу для отчётов, чтобы не нагружать рабочую. Там же считаются показатели. Дальше из витрины берут цифры дашборд, помощник и правила сигналов.
1. Сбор
Из 1С берутся счета, отгрузки, оплаты и взаиморасчёты. Из CRM приходят сделки, этапы, задачи и переписка. Из телефонии берутся звонки, длительность и записи.
2. Сведение справочников
Сырые данные сводятся к одному справочнику клиентов и одному справочнику менеджеров. На этом шаге снимаются дубли и разночтения: один и тот же клиент в 1С и CRM почти всегда записан по-разному.
3. Показатели
Считаются план-факт, маржа по сделке и по менеджеру, конверсия по этапам, средний срок сделки, окупаемость продавца с учётом его зарплаты, возраст дебиторки. Рейтинг менеджера сводится к одному числу от 0 до 100.
4. Сигналы
Восемь правил проверяются по расписанию. Сделка без движения, просрочка, скидка выше порога, падение конверсии, план под угрозой: каждое событие отправляет сообщение в Telegram тому, кто за это отвечает.
Какие разделы можно включить
Набор собирается под роли: у руководителя один дашборд, у РОПа другой, у менеджера третий. Ниже разделы и показатели, из которых собирается решение.
- ·Сводка дня: выручка, счета, просрочка, план
- ·Рейтинг менеджеров от 0 до 100 со светофором
- ·План-факт по неделям и по каждому продавцу
- ·Воронка с конверсией по этапам
- ·Застрявшие сделки с возрастом простоя
- ·Потерянные сделки: почему проиграли и кому, если это отмечают в CRM
- ·Дебиторка по срокам, письма должникам готовит Напоминальщик
- ·Окупаемость менеджера с учётом ФОТ
- ·Звонки: количество и длительность; оценка по чек-листу с агентом «Слушатель»
- ·Дыры в календаре: дни без звонков и встреч
Что нужно от вас
Работаем поверх учёта, который у вас уже есть. Ниже расписано, что открывается сразу, а что потребует недели на сборку.
| Что стоит | Откроется | Когда |
|---|---|---|
| 1С:Управление торговлей | Продажи, дебиторка, маржа по сделке | в первой сборке |
| Битрикс24 | Воронка, этапы, задачи | в первой сборке |
| amoCRM | Сделки, воронка, активность менеджеров | в первой сборке |
| Телефония | Звонки и длительность; разбор разговоров с агентом «Слушатель» | в первой сборке |
| 1С:Бухгалтерия | Оплаты и закрытие периода, маржа по факту | доп. настройка |
| Только Excel | Всё то же, если таблица ведётся дисциплинированно | доп. настройка |
Первая сборка для 1С возможна после проверки данных и доступа в версиях ПРОФ и КОРП и в облаке 1С:Фреш. Базовую версию тоже подключаем, путь и срок назовём на брифе.
Чего может не хватать в базе
Витрина берёт только то, что есть в учёте. Ниже показатели отдела продаж, которых чаще всего нет, и причина: поле не заведено, настройка выключена, справочника нет. Такое правится доработкой, обычно за день-два.
- доработкаПричина скидки. Разбор скидок сверх лимита: кто дал, кому и почему. Поля причины нет ни в типовой 1С, ни в CRM по умолчанию, его заводят.
- доработкаИсточник заявки. Воронка в разрезе каналов: откуда пришли те, кто купил. Поле обычно есть, но не заполняется, и его делают обязательным.
- доработкаСебестоимость сделки в «Бухгалтерии». Маржа по каждой сделке. Считаем по средней себестоимости из «Бухгалтерии»; до закрытия месяца цифра предварительная.
Срок и цена
1С, CRM и телефония входят в любой пакет: три программы подключаем без доплаты. «Старт» с двумя разделами стоит 154 000 ₽ и собирается от 8 рабочих дней, «Бизнес» с четырьмя разделами и полным помощником 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней. Срок зависит от программ, которые у вас стоят. Разбор и оценку звонков делает агент «Слушатель», он ставится отдельно, 130 000 ₽.
Сумму и срок работ называем до договора. Расширение задачи согласуем отдельно и до начала работ. Минимальная подписка от 7 000 ₽ в месяц относится к одному агенту или помощнику на небольшую команду. Сумму для вашего набора называем до договора. В подписку входят: работа помощника и агентов, присмотр за системой и часы работ на правки и восстановление подключений, когда поставщик учётной системы меняет формат выгрузки.
Частые вопросы
А если 1С сильно доработана?
Это обычный случай. Мост читает данные через типовые механизмы обмена, а разбор нестандартных полей закладывается в смету на брифе. Доработанная конфигурация не повод отказываться, но может добавить неделю.
Сколько времени займёт у наших сотрудников?
Сначала бриф. Дальше от вас нужен человек, который знает, где что лежит в учёте: суммарно два-три часа за проект.
Что если данные в учёте неполные?
Разберём это на брифе и запишем в техническое задание. Часть показателей будет считаться приблизительно, и мы прямо скажем какая. Обычно после этого компания доводит учёт до ума. Дашборд заодно показывает дыры в учёте.
Можно ли начать с одного дашборда?
Да. Самый маленький набор это ИИ-агент со своей панелью управления: 110 000 ₽ или 130 000 ₽, срок от 3 рабочих дней. Для отдела продаж это, например, Контролёр: каждый день находит застрявшие сделки и ставит менеджеру задачу. Разделы Приборки отдела целиком начинают со «Старта», остальное добавляется разделами по 20 000, 32 000 или 48 000 ₽.