Дашборд с ИИ для услуг бизнесу: рентабельность заказа, часы, загрузка людей
Подбираем разделы Приборки для проектной или сервисной работы: выручка по заказам, затраты времени, загрузка сотрудников и рентабельность. Проверяем, где учитываются часы и расходы, какие данные нужны руководителю и команде.
Здесь описана адаптация Приборки под услуги. Готовые стенды показывают торговлю, строительство, производство и перевозки. Для вашей компании сначала проверим процессы и данные.
Что болит
В услугах бизнесу заказ уходит в минус незаметно: часы и смены людей списываются каждый день, а сравнивают их с договором на сдаче или в конце месяца. Так бывает в агентствах и бюро, у ИТ-подрядчиков, в клининге и обслуживании зданий.
- Рентабельность проекта считают после сдачи И то приблизительно: часы учтены не все, накладные не разнесены.
- Переработки не видно Человек работает на трёх проектах или объектах, и где именно горит, понятно только ему.
- Загрузка неравномерная Одни перегружены, другие простаивают, а нанимают ещё.
- Часы учитывают, но не сравнивают с планом План в договоре, факт в таблице, сравнение в голове руководителя.
Как считают сейчас и почему цифра врёт
Четыре ошибки счёта, на которые в услугах бизнесу натыкаются чаще остальных. Разделы Приборки сравнивают часы со сметой каждый день.
- Рентабельность считают по закрытому проекту Пока проект идёт, часы копятся, а сравнение со сметой происходит на сдаче. Проект, ушедший в минус на середине, спокойно доезжает до конца, и узнают об этом, когда менять нечего.
- Час специалиста берут по окладу В стоимость часа не попадают налоги, отпуска, простои между проектами и накладные. Реальная себестоимость часа выше на треть и больше, и смета, посчитанная по окладу, изначально занижена.
- Загрузку считают по числу проектов У одного сотрудника три лёгких проекта, у другого один тяжёлый. По количеству оба загружены одинаково, по часам один сидит в переработках, а второй свободен.
- Переработки не относят на проект Сверхурочные оплачиваются из общего фонда, а вызваны конкретным договором. Проект выглядит рентабельным за счёт остальных, и такие же условия предлагают следующему клиенту.
Какие разделы можно включить
Это возможный состав одной Приборки. Разделы, показатели и права сотрудников выбираем по задачам вашей компании и заполненности учёта.
Подобрать состав для своей компанииСотрудники видят разделы по своим правам: собственнику нужна рентабельность заказов, руководителю загрузка людей и часы, бухгалтеру акты и оплаты. Ниже пример возможного состава для проектной работы.
- ·Рентабельность проекта или объекта: сумма договора минус часы и прямые расходы
- ·План-факт по часам: где вышли за смету и на сколько
- ·Загрузка людей по неделям: кто перегружен, кто свободен
- ·Проекты, уходящие в минус, видно до сдачи
- ·Средняя выручка с часа по типам работ и клиентам
- ·Дебиторка по актам и этапам
Что спросить у помощника
Помощник читает те же часы и договоры, что и разделы Приборки. Вот два ответа для другой компании из отрасли, проектного бюро, цифры вымышленные.
Ещё спрашивают: «Кто перегружен, а кто стоит?», «Почему выручка ниже плана?». Как устроен помощник
Какие сигналы приходят
Пороги по перерасходу часов, срокам этапов и остатку денег задаёте вы, сообщение уходит руководителю проекта или финансовому директору. Так выглядят два сигнала в том же проектном бюро.
Из чего собираем
Собираем поверх того учёта, что уже стоит: задачи и списанные часы, договоры, акты и поступления.
| Что стоит | Откроется | Когда |
|---|---|---|
| Битрикс24 | Проекты, задачи, часы | в первой сборке |
| amoCRM | Сделки и этапы | в первой сборке |
| 1С:Управление нашей фирмой | Договоры, акты, деньги | в первой сборке |
| 1С:Зарплата и управление персоналом | Табели, смены и фонд оплаты | в первой сборке |
| Excel | Табели и учёт времени | доп. настройка |
Первая сборка для 1С возможна после проверки данных и доступа в версиях ПРОФ и КОРП и в облаке 1С:Фреш. Базовую версию тоже подключаем, путь и срок назовём на брифе.
Другие программы есть в разделе «Подключение», а подбор покажет, что заработает у вас сразу. Если часы в учёте не привязаны к договору, эту привязку сделает доработка.
Откуда берётся каждое число
Для показателей связываем расчёт с задачами, договорами и актами вашей компании. Вот из чего считаются показатели по заказам и людям.
| Показатель | Из чего считается |
|---|---|
| Рентабельность проекта | Сумма договора минус списанные часы по ставке и прямые расходы, отнесённые на проект |
| План-факт по часам | Часы из задач против часов, заложенных в смету проекта, по этапам |
| Загрузка людей | Часы задач по неделям против рабочего фонда каждого сотрудника |
| Проекты в минусе | Списанные часы плюс расходы против суммы договора, пересчёт на каждый день проекта |
| Выручка с часа | Выручка по закрытым актам, делённая на списанные часы, по типам работ |
| Акты и оплаты | Подписанные акты против поступлений, по договорам и срокам |
Если часы списываются не на все задачи или расходы не привязаны к проекту, мы скажем об этом до счёта и предложим, чем показатель заменить.
Сколько стоит для агентства или сервиса
«Старт» за 154 000 ₽ и от 8 рабочих дней: два раздела, скажем рентабельность проекта и загрузка людей, и базовый помощник. Четыре раздела, например ещё план-факт по часам и дебиторка по актам, и полный помощник это «Бизнес»: 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней. Срок зависит от программ, которые у вас стоят. В любой пакет входит подключение до трёх программ, например Битрикс24, 1С:УНФ и 1С:ЗУП. Следующие разделы по 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ за каждый.
Цену называем до подписания, после брифа. Пакеты и цены
Как подобрать состав для своей компании
Для работы с проектами подготовьте пример заказа, договора и учёта часов. Обсудим нужные разделы, источники и действия сотрудников. На демопримере строительства можно оценить работу с объектами и актами; расчёты и порядок работы для ваших услуг согласуем отдельно.
Назовите ваши программы и задачу. До внедрения проверим источники, роли и способ подключения, согласуем результат и порядок его приёмки.
Частые вопросы
Если часы никто не отмечает?
Тогда рентабельность проекта посчитать нечем. Поможем завести минимальный учёт времени. Это настройка в CRM.
Как учитываются накладные расходы?
Распределяются по вашей методике: по часам, по выручке или по числу людей на проекте. Согласуем до начала.
Подойдёт ли для подряда с субподрядчиками?
Да. Субподряд входит в прямые расходы проекта, и видно, как он влияет на рентабельность.
Как видно, что проект уходит в минус?
Сравниваем списанные часы с бюджетом по договору. Перерасход сверх порога приходит сигналом руководителю проекта.
Можно ли увидеть кассовый разрыв заранее?
Да. Раздел «Движение денег» сводит остаток, обязательные платежи и ожидаемые оплаты и показывает, в какой день денег не хватит.
Где брать часы, если их списывают в Битрикс24?
Подключим Битрикс24 как источник: списания часов и привязку к договору берём оттуда.
Подойдёт ли для клининга, охраны и обслуживания зданий?
Да. Там считаем смены вместо часов: берём их из табеля или таблицы бригадира. Объект обслуживания считаем как проект: договор, люди на нём и расходы.