Распоз­на­ва­ние чеков: авансовый отчёт в 1С по фотог­ра­фии

Что болит

Знакомо всем, у кого ездят и покупают за свои: менеджерам по продажам, водителям, прорабам, снабженцам.

• Чеки копятся до конца месяца Сотрудники сдают их пачкой, бухгалтер вбивает дату, сумму и продавца по одному. На выездной работе это десятки чеков на человека.
• Термобумага выцветает Через полгода цифры на чеке едва видны, а вопрос по расходу возникает как раз тогда.
• Один чек сдают дважды В двух отчётах подряд или копией. Руками такое ловится только случайно.
• Статью затрат решают на глаз Бензин, такси, парковка, канцтовары, представительские: у каждого бухгалтера своя логика, и расходы по статьям потом не сходятся.

Как это работает

1. Снимок в Telegram

   Сотрудник фотографирует чек и отправляет его агенту в Telegram. Можно приписать пару слов о поездке.

2. Агент читает чек

   Дата, сумма и фискальные признаки берутся из QR-кода. Продавец по ИНН, позиции и НДС берутся из текста.

3. Проверяет по правилам

   Не сдавали ли чек раньше, в какую статью он ложится, нет ли в нём того, что компания не возмещает.

4. Готовит строку отчёта

   Черновик авансового отчёта в 1С по сотруднику. Бухгалтер проверяет и проводит.

Что читается с чека

На кассовом чеке есть всё, что нужно авансовому отчёту. Часть данных записана в QR-коде, и они читаются, даже когда текст на снимке смазан.

Электронный чек из СМС или письма магазина пересылают агенту так же, как фотографию.

Повторы и правила

Номер фискального накопителя, номер документа и фискальный признак у каждого чека свои. По этой тройке агент видит, что чек уже сдавали: тем же сотрудником или другим, в этом месяце или в прошлом.

Правила настраиваем под вашу компанию, дальше вы меняете их сами. Например:

• ·Заправки попадают в статью ГСМ, такси и парковка в транспортные
• ·Алкоголь в чеке идёт строкой на проверку
• ·Покупка в выходной идёт на проверку, если поездки не было
• ·Сумма выше лимита по статье идёт на проверку
• ·Чек старше двух месяцев идёт на проверку
• ·Продавец из вашего списка исключений идёт на проверку

Строка, которая не прошла правило, в отчёт без проверки не попадает: она помечена, и видно, какое правило её остановило.

Чем отличается от приложений для чеков

Приложений, которые сканируют чеки, много: для личного бюджета, для кешбэка, для сдачи расходов в облачный сервис. Разница в том, что происходит с чеком дальше.

Где остаётся человек

Бухгалтер никуда не девается. Уходит перебивание: решения по расходам по-прежнему принимают люди.

• ·Авансовый отчёт проводит бухгалтер, агент готовит черновик
• ·Под каждой строкой снимок чека, из которого она взята
• ·Нечитаемый чек отдаётся человеку, агент его не угадывает
• ·Возмещать расход или нет, решает компания
• ·Видно, кто и когда подтвердил каждый отчёт
• ·Бумажный чек сдаётся в бухгалтерию как раньше

Срок и цена

Если распознавание документов у вас уже настроено, чеки добавляются в него как ещё один вид документа. Отдельно это агент «Приёмщик» 110 000 ₽ вместе с панелью управления. Основное время уходит на ваши статьи затрат и правила. Агента ставим от 3 рабочих дней, срок зависит от программ, которые у вас стоят. Срок настройки правил назовём до договора.

Полный прайс есть на странице цен.

Чего не делаем

• ·Не проводим авансовый отчёт без бухгалтера
• ·Не решаем, принимать ли НДС по чеку к вычету: это дело бухгалтера и вашей учётной политики
• ·Не восстанавливаем чек, у которого выцвели и текст, и QR-код: такой уходит человеку
• ·Не заменяем оригиналы: снимок помогает, но бумажный чек нужен как прежде

Частые вопросы

Смотрят вместе с этим