Отчёты Альфа-Авто: что есть штатно и когда пора ставить дашборд

Что есть из коробки

Отчётов в Альфа-Авто больше сотни. В ежедневной работе приёмщика и начальника сервиса обычно шесть:

Каждый настраивается вариантами: отборы по посту, мастеру, виду работ и марке, своя группировка, лишние колонки убираются, сохранение под своим именем. Готовый вариант уходит по расписанию на почту.

Названия отчётов и разделов в редакциях 5.1 и 6 немного разъехались, набор при этом один и тот же.

Где начинаются пределы

В Альфа-Авто виден каждый наряд по отдельности. Но в ней нет ответа, какой пост кормит сервис и какой его проедает. Ниже разобраны пять вопросов, на которые в её отчётах ответа нет.

Маржа заказ-наряда целиком

В наряде две половины. Работы со своей ставкой и коэффициентами сложности. Запчасти со своей закупкой и своей наценкой. Сверху скидка, которую приёмщик дал на месте, и расходники, списанные со склада. Общую прибыль за период покажет «Динамика автосервиса», но по каждому наряду половины живут в разных отчётах. Чтобы увидеть, сколько наряд оставил в кассе после всех вычетов, отчёты выгружают в Excel и сводят руками. Поэтому и сводят раз в квартал: на каждый понедельник времени нет.

Сравнение постов и мастеров между собой

Штатный отчёт даст выработку каждого мастера в нормо-часах. Вопрос у владельца другой: какой пост зарабатывает и какой простаивает. Ответ складывается из нормированных цифр (выручка на пост за смену, загрузка в процентах от фонда времени, средний чек наряда, доля переделок) и сравнения постов между собой за один период. Такой цифры в базе нет, её считают руками.

Полсмены пустого поста

В четверг второй подъёмник простоял с двух часов до конца смены: мастер ждал запчасть, а на записи в этот день стояли три машины. В базе есть и пустой планировщик, и очередь на запись, и остаток по позиции. Сложить их в одно условие и прислать сообщение она не умеет: рассылка отчётов отправляет отчёт целиком по расписанию. Про простой узнают в пятницу на планёрке, когда деньги за смену уже потеряны.

Машина уехала и не вернулась

Клиент приехал на диагностику, получил счёт на сорок тысяч и больше не появился. В базе остался один наряд, и ни один отчёт не отметит, что клиент пропал. Чтобы понять, какая доля клиентов возвращается на второе обслуживание и после каких работ они пропадают, историю нарядов надо разложить по машинам и по клиентам минимум за год. Готового отчёта на такой вопрос нет.

Утро владельца и утро кладовщика

Владельцу хватает пяти цифр: выручка, маржа, загрузка, долги, что кончилось на складе. Начальнику сервиса нужен рейтинг мастеров и список зависших нарядов. Кладовщику нужны неликвиды и точка дозаказа. Три разных дашборда из одних и тех же данных. В Альфа-Авто вместо них один список отчётов на всех, и каждый настраивает его под себя заново.

Что даёт дашборд поверх Альфа-Авто

• ·Маржа заказ-наряда: работы, запчасти, скидка и закупка в одной строке
• ·Загрузка постов по дням и часам, простой в часах и в деньгах
• ·Выработка мастеров: нормо-часы, средний чек, доля переделок
• ·Средний чек наряда по видам работ и по маркам
• ·Запчасти: остатки, оборачиваемость, неликвиды, дефицит ходовых
• ·Возвращаемость: кто приехал повторно и кто пропал после первого визита
• ·Воронка от обращения до выдачи машины
• ·Гарантийные работы: объём, сроки возмещения, доля в загрузке
• ·Сигналы в Telegram и помощник, который объясняет цифры словами

Это то, что открывается на данных одной базы Альфа-Авто. Добавите телефонию, и появится путь от звонка до записи на ремонт, а разговоры по чек-листу разберёт агент «Слушатель». Если добавите 1С:Бухгалтерию, аренда, зарплата и налоги встанут рядом с выручкой, и по сервису будет видно чистый результат. Полный расклад в разделе Разделы Приборки.

Что собирается сразу, что добавляется неделей

«В первой сборке» показывает предлагаемый начальный состав, «доп. настройка» требует отдельной работы. Сроки определяем после проверки данных и доступов. «Старт» включает два обычных раздела и базового помощника, остальное добавляется разделами: 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ по уровню. Сколько стоит набор

Кто за­ра­ба­ты­ва­ет и кто простаивает

• ·Посты в одной таблице: часы, выручка, маржа, простой
• ·Загрузка в процентах от фонда времени, по дням недели и часам
• ·Мастера: нормо-часы, средний чек наряда, доля переделок
• ·Зависшие наряды: сколько дней открыты и на какую сумму

Пост считаем единицей, которая либо зарабатывает, либо стоит. Час простоя считается в деньгах по вашей же ставке нормо-часа, и месяц простоя подъёмника превращается в понятную сумму. Рядом с ней видно, сколько машин в это время ждали записи.

По мастерам показатель не сводится к нормо-часам. Один закрывает много часов на дешёвых работах, другой берёт сложное и оставляет больше маржи, третий даёт высокую выработку и высокую долю повторных обращений по той же неисправности. Три разные картины, и на дашборде они стоят рядом.

Утром владельцу и начальнику сервиса уходит короткая сводка в Telegram: выручка вчера, маржа нарядов, загрузка постов, зависшие наряды, что кончилось на складе. Днём приёмщик пишет помощнику в ту же переписку: «покажи наряды, которые висят дольше трёх дней», и получает список с суммами, машинами и фамилиями мастеров, без захода в базу. Как он устроен.

Сигналы настраиваются правилами: наряд открыт дольше трёх дней, скидка выше порога, пост пустой при очереди на запись, машина вернулась с той же неисправностью в течение месяца. Каждое сообщение приходит с объяснением, откуда взялась цифра.

Запчасти и за­мо­ро­жен­ные деньги

Склад запчастей у сервиса часто вторая по величине сумма после фонда оплаты труда, и обычно самая тихая. Позиция заехала под конкретную машину, машину отдали, позиция осталась. За год таких позиций набирается на заметные деньги, и в отчёте по остаткам они ничем не выделены.

На дашборде склад разложен на четыре вопроса:

• Что двигается: оборачиваемость по группам и по позициям, ходовое отдельно от редкого.
• Что стоит: позиции без движения 90 дней и дольше, с суммой замороженных денег по каждой группе.
• Чего не хватит: расход ходовых позиций за полгода, прогноз дефицита на две недели вперёд, точка дозаказа.
• Где перекос: одна и та же позиция лежит на дальнем складе и кончилась на основном.

Отдельная история с закупочными ценами. Прайсы поставщиков сводит агент Прайсовщик, он ставится отдельно. Собирает он их оттуда, откуда вы получаете их сами: из файлов и рассылок, а у поставщиков с API из выгрузок. Там, где цены опубликованы открыто, берём и оттуда, но сначала смотрим условия использования сайта. Где владелец доступ закрыл, сведения не берём. Историю храним и предупреждаем, когда цена по вашим ходовым позициям поднялась. Сравнение идёт с вашей же закупкой из Альфа-Авто, так что видно, где вы берёте дороже, чем предлагает другой поставщик. Порядок сбора подробно описан на странице мониторинга цен.

Прогноз дефицита требует истории расхода минимум за полгода. Если сервис открылся весной, эту часть включим позже, когда наберётся статистика.

Карточки клиентов и записи разговоров

По клиентам сервиса на разделах Приборки видна их история: какая машина, когда приезжала, что делали и на какую сумму.

Доступ к карточкам клиентов раздаётся по ролям, как и к разделам дашборда.

Когда рядом встаёт телефония, дашборд держит ссылку на запись и открывает её по роли: приёмщик слушает свои разговоры, начальник сервиса слушает свой пост, владелец слушает сервис целиком. Кто и какую запись открывал, видно в журнале доступа. Весь порядок описан на странице телефонии.

Напоминание о долге страховым, корпоративным паркам и дилерам готовит агент «Напоминальщик» по вашим правилам, отправляет его ваш сотрудник.

Как подключаем

Альфа-Авто работает на платформе 1С, и читаем её теми же средствами 1С, но готового подключения к ней нет: срок зависит от вашей версии программы и открытых доступов. Первым шагом проверяем чтение на вашей версии программы, в конфигурацию изменений не вносим.

Служба обмена, мы зовём её мостом, забирает свежие наряды и документы раз в час и складывает в витрину, отдельную базу для отчётов. Нагрузка на рабочую базу небольшая: мост забирает только изменения с прошлого раза.

Салон и сервис в разных базах встречаются часто, особенно при нескольких юрлицах. Сводим в одну витрину: посты и мастера получают сквозные коды, номенклатура сопоставляется по артикулу и кроссам. Работа занимает два-три дня и стоит в смете отдельной строкой.

Тяжёлые расчёты витрина делает заранее, поэтому дашборд открывается за секунду и ничего не ждёт. Обновление раз в час: цифра, посчитанная в два часа дня, до трёх остаётся прежней, и время расчёта стоит рядом с ней. Наряд, закрытый в шесть вечера, к семи будет на дашборде, а утром попадёт в сводку.

Срок и цена

Альфа-Авто, телефония и CRM входят в любой пакет: подключение трёх программ входит в цену. Если оператор берёт деньги за доступ к API, этот доступ вы оплачиваете ему. «Старт»: 154 000 ₽ и от 8 рабочих дней, два раздела и базовый помощник. Срок зависит от вашей версии программы и открытых доступов. Сервису вместе с салоном обычно нужны четыре раздела и полный помощник, это «Бизнес»: 310 000 ₽ и от 13 рабочих дней.

Сведение нескольких баз идёт отдельной строкой сметы. Прогноз дефицита запчастей добавляется неделей, звонки разбирает агент «Слушатель», он ставится отдельно.

Цена и срок стоят в смете, которую вы получаете до подписания. Каждый новый раздел потом стоит 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ и занимает от недели. Дальше подписка от 7 000 ₽ в месяц, сумма зависит от того, сколько работы у системы.

Цены ориентировочные, это не публичная оферта.

Смотрят вместе с этим