BI-система для управления компанией
BI-система помогает свести данные компании в показатели и дашборды. Чтобы руководитель мог пользоваться ими, нужно подключить программы, согласовать расчёты и настроить доступ. Ниже объясняем состав этой работы и то, как собираем её в Приборке.
Приборка компании объединяет выбранные разделы, помощника и ИИ-агентов. Состав зависит от задач и доступных данных. Учёт и первичные документы остаются в ваших программах.
Подобрать свой составЧто такое BI-система
BI расшифровывается как business intelligence, по-русски это бизнес-аналитика. Под BI-системой обычно понимают программу, которая делает три вещи: забирает данные из учётных систем, считает по ним показатели и рисует результат графиками и таблицами.
Важная оговорка, из-за которой чаще всего расходятся ожидания. Большинство BI-систем это пустой холст. Вы получаете движок и редактор, а откуда брать данные, как считать маржу и какие дашборды нужны директору, решаете и собираете сами. Инструмент не знает ни вашей номенклатуры, ни того, что у вас считается отгрузкой.
Поэтому разговор о выборе BI почти никогда не про то, какая программа лучше рисует диаграммы. Он про то, кто будет делать работу под этими диаграммами.
Как выбрать состав BI-системы
Начните с решений, которые нужно принимать по цифрам. Например, контролировать оплату, сравнивать маржу направлений или планировать остатки.
- Укажите, в каких программах хранятся нужные документы и справочники.
- Согласуйте правила расчёта показателей с теми, кто ведёт учёт.
- Определите, что должно быть видно собственнику, руководителям и сотрудникам.
- Решите, кто будет поддерживать обмен и расчёты после изменений программ.
По этому списку можно оценить состав внедрения. Если BI у вас работает, сначала разберём существующие отчёты и выберем, что нужно добавить или перенести.
Конструктор и готовый дашборд
Это две разные покупки, хотя на картинках они выглядят одинаково. Разница видна, когда доходит до работы.
| Вопрос | Конструктор | Готовый дашборд |
|---|---|---|
| Что вы покупаете | Инструмент и лицензии | Собранный результат на ваших данных |
| Кто достаёт данные из 1С | Вы или ваш подрядчик | Мы, это часть работы |
| Кто решает, как считать маржу | Вы, правилами внутри модели | Согласуем на брифе и закрепляем |
| Когда появится первый дашборд | Когда аналитик его соберёт | От 8 рабочих дней после оплаты |
| Кто отвечает, что цифра верна | Тот, кто построил модель | Мы, по договору |
| Что с сигналами и помощником | Настраивается отдельно, если есть кому | Входит: вопрос словами и сообщение в Telegram по порогу |
Что остаётся на вас при любом конструкторе
Сам конструктор бывает бесплатным, и это сбивает с толку. Работа, которую он не делает, никуда не девается: её делает аналитик или подрядчик.
- Достать данные Выгрузить из 1С, CRM и телефонии так, чтобы рабочая база не легла под отчётом. Это отдельная работа и отдельный сервер.
- Свести справочники Один и тот же клиент в 1С и в CRM записан по-разному, номенклатура тоже. Пока они не сведены, цифры не сходятся.
- Построить модель Что считается маржой, как учитывать возвраты и бонусы, по какой базе распределять накладные. Конструктор этих правил не знает.
- Нарисовать дашборды Собственнику, руководителю продаж и кладовщику нужны свои цифры. Набор под каждую роль придумывает человек.
- Держать живым Поменялась конфигурация, добавился склад, сменился договор с площадкой. Модель надо править, иначе через полгода ей перестают верить.
Эти пять пунктов и есть проект. Инструмент в нём занимает последнюю строчку по трудоёмкости.
Когда что выбирать
Есть аналитик или готовы его нанять, данные лежат в одной базе, отчёты нужны разные и часто новые, хочется менять всё самим без подрядчика.
Аналитика в штате нет, источников два и больше, результат нужен за недели, полгода на сборку ждать некогда, и нужно, чтобы кто-то отвечал за то, что цифра верная.
Если сомневаетесь, отметьте свои программы в подборе: он покажет, какие разделы дашборда соберутся из того, что у вас уже стоит, и в какой пакет это укладывается.
Срок и цена
Считаем по пакетам и разделам, до трёх программ входят в любой пакет. Если поставщик программы берёт деньги за доступ к API, этот доступ оплачивается ему.
| Что подключаем | Пакет | Ориентир | Срок |
|---|---|---|---|
| Два раздела и базовый помощник, до трёх программ | «Старт» | 154 000 ₽ | от 8 рабочих дней |
| Четыре раздела и полный помощник, до трёх программ | «Бизнес» | 310 000 ₽ | от 13 рабочих дней |
| Раздел к готовой системе | раздел | 20 000, 32 000 или 48 000 ₽ | от недели |
Срок зависит от ваших программ и доступности данных. Подписку рассчитываем на компанию по составу и объёму работы. Минимальные 7 000 ₽ в месяц относятся к одному агенту или помощнику для небольшой команды. Роли доступа и разовую стоимость их настройки согласуем до договора. Что входит в каждый пакет.
Частые вопросы
Можно использовать уже настроенные отчёты?
Да. Разберём источники данных, правила расчётов и роли доступа. При переносе проверим новые показатели по исходным документам и существующим отчётам.
Зачем нужна отдельная база для отчётов?
В неё загружаем данные для разделов Приборки и выполняем расчёты. Порядок и частоту загрузки выбираем по вашим программам и объёму документов.
Что входит во внедрение BI-системы?
Подключение выбранных источников, согласование правил расчёта, настройка разделов Приборки и прав доступа, проверка показателей. Состав помощника и агентов выбираем отдельно или в пакете.
Можно поддерживать отчёты своими силами?
Да, если у вас есть сотрудник, который знает источники данных и правила расчётов. До внедрения согласуем, какие изменения будете делать сами и что входит в наше сопровождение.
Как связаны BI-система и ИИ-агенты?
Дашборд показывает показатели, помощник отвечает на вопросы по этим данным. Агент выполняет выбранный процесс, например разбирает документы или готовит коммерческое предложение. Состав системы можно расширять по задачам компании.