Дашборд простыми словами
На дашборде руководитель видит выбранные показатели компании и может перейти к данным, из которых они сложились. Разбираем, чем дашборд отличается от отчёта, кому он нужен и что требуется для его сборки.
Опубликовано
Что такое дашборд
Дашбордом называют одну страницу, на которой собраны главные цифры компании: сколько продали, сколько заработали, кто сколько должен, что лежит на складе. Числа на нём обновляются сами из программ, где вы ведёте учёт, и показывают положение дел на сегодня.
Слово пришло из английского dashboard (приборная панель автомобиля). Сходство буквальное. Водителю, чтобы узнать скорость и остаток топлива, не нужно открывать капот: обе цифры у него перед глазами, и он смотрит на них, не отрываясь от дороги.
У руководителя задача такая же. Вопрос «сколько мы отгрузили с начала месяца» не должен превращаться в письмо бухгалтеру и сутки ожидания. К моменту, когда ответ придёт, цифра устареет на день.
Чем дашборд отличается от отчёта
Сравниваем с ручным отчётом: таблицей, которую сотрудник собирает в Excel и присылает файлом. Такой отчёт отвечает на вопрос, который вы задали. Дашборд держит перед глазами те вопросы, которые вы задаёте каждую неделю, и позволяет нажать на любую цифру, чтобы увидеть, из чего она сложилась.
| Ручной отчёт | Дашборд | |
|---|---|---|
| Когда появляется | по запросу или раз в месяц | открыт постоянно, обновляется сам |
| За какой период | закрытый прошлый | с начала периода по сегодняшний день |
| Что с ним делают | читают | нажимают и проваливаются до документа |
| Кто собирает | сотрудник руками | собирается сам по расписанию |
| Где живёт | файл в почте, у каждого своя версия | адрес в браузере, версия одна |
Разница видна на простом случае. Маржа за июль упала с 19,8% до 17,4%. Ручной отчёт покажет обе цифры и на этом закончится. На дашборде вы нажимаете на маржу и видите список сделок, отсортированный по вкладу в падение: шесть отгрузок одному клиенту с наценкой ниже порога дали 1,9 млн ₽ недобора маржи из 2,3 млн.
Из чего он состоит
- Плашки с числами Четыре-шесть главных цифр наверху дашборда: выручка, маржа, прогноз до конца месяца, просрочка. Рядом с каждой стоит сравнение с планом или с прошлым периодом, чтобы число само говорило, хорошо это или плохо.
- Графики План и факт по неделям, воронка сделок, динамика за двенадцать месяцев. Нужны там, где смотрят на движение показателя за период.
- Таблицы с разбором Список менеджеров, клиентов, товаров или объектов со сравнением между собой. Отсюда обычно и начинается разговор с сотрудником.
- Сигналы Сообщение приходит само, когда цифра вышла за порог: просрочка выросла, сделка встала на этапе дольше недели, остаток упал ниже минимального. Дашборд можно не открывать, он позовёт.
Состав зависит от задач компании. У оптовика в сводке может быть оборачиваемость склада, у подрядчика освоение по объектам, у салона загрузка мастеров. Показатели выбирают по процессам и доступным данным.
Кому он нужен, а кому рано
Дашборд окупается на разнице между решением по цифре и решением по памяти. Если такой разницы в компании пока нет, вложение не вернётся.
Признаки, что пора
- Программ учёта больше одной 1С и CRM живут отдельно, и выручка в них расходится на проценты. Сводить руками приходится каждый месяц.
- Месячный отчёт собирается дольше рабочего дня Экономист выгружает, чистит, сводит. К пятому числу цифры готовы, к седьмому уже устарели.
- Решения о скидке и об отгрузке в долг принимаются на слух Менеджер приходит с просьбой отгрузить постоянному клиенту, а сколько тот уже должен и сколько дней просрочки, никто в моменте не скажет.
- Есть кого сравнивать Пять и больше сотрудников, чьи результаты имеет смысл ставить рядом.
Признаки, что рано
Продажами занимается один человек, он же собственник, и он помнит каждую сделку. Вся выручка проходит двумя-тремя документами в месяц. Учёт ведётся в тетради или в переписке. Тогда сначала нужен учёт, дашборд поверх пустоты ничего не покажет.
Откуда берутся цифры
Числа на дашборде приходят из программ, в которых ваши сотрудники и так работают, и из открытых реестров. Дашборд ничего не вводит от себя и не просит менять порядок работы.
| Источник | Что оттуда берётся |
|---|---|
| 1С (УТ, УНФ, ERP, Бухгалтерия) | отгрузки, оплаты, себестоимость, остатки, взаиморасчёты |
| CRM (Битрикс24, amoCRM) | сделки, этапы, ответственные, причины отказов |
| Телефония | звонки, длительность, пропущенные, скорость ответа |
| Банк | поступления и платежи для календаря денег |
| Открытые реестры | ЕГРЮЛ, госзакупки, арбитраж, долги по контрагентам |
Данные забираются по расписанию в отдельную базу для отчётов, а дашборд показывает уже её.
Сколько это стоит и сколько занимает
«Старт» с двумя разделами и помощником стоит 154 000 ₽ и занимает от 8 рабочих дней. «Бизнес» с четырьмя разделами и полным помощником стоит 310 000 ₽ и занимает от 13 рабочих дней. Больше всего времени уходит на выяснение, какая цифра в вашем учёте считается правильной: у отгрузки и реализации бывают разные даты, а у себестоимости три способа расчёта.
Подписка одна на компанию. От 7 000 ₽ в месяц стоит один агент или помощник для небольшой команды; тариф для набора разделов и агентов рассчитываем отдельно. Разбор цены по пунктам лежит на отдельной странице.
Частые вопросы
Чем дашборд отличается от BI-системы?
BI-система это инструмент, в котором дашборды строят: Power BI, DataLens, Superset. Дашборд это то, что получилось на выходе. Купив инструмент, вы получаете пустой холст, и нужен человек, который умеет с ним работать; заказав дашборд, получаете его готовым на своих данных.
Придётся ли переделывать 1С?
Нет. Мы читаем данные через стандартный интерфейс 1С и ничего в базе не переписываем. С базовыми версиями свой порядок: в Бухгалтерию и УНФ ставим обработку, которая сама отправляет свежие цифры, Розницу и ЗУП переносим в 1С:Фреш, Управление торговлей переводим на ПРОФ. Доработки нужны в одном случае: если показателя нет в учёте вовсе. Например, вы хотите видеть маржу по сделке, а себестоимость в документы не попадает. Тогда сначала заводится поле, потом строится дашборд. Такая работа делается отдельно, как доработка 1С.
Сколько человек может смотреть на дашборд?
Сколько угодно. Плата за пользователя не берётся. Права настраиваются по ролям доступа: собственник видит все цифры, руководитель отдела свой отдел, менеджер своих клиентов и свой рейтинг. В «Старт» входят три роли, в «Бизнес» пять, в «Рентабельность» восемь, каждая следующая 30 000 ₽.
У нас учёт в Excel, дашборд возможен?
Возможен, если таблицы ведутся по одному формату и не правятся задним числом. Файл подключается как источник, дальше всё то же самое. Ограничения такого варианта разобраны в статье про дашборд в Excel.
Кто это писал
Кирилл Петров, автор Приборки. Собираю управленческие дашборды поверх 1С и CRM и веду проекты сам, от разбора базы до сопровождения.