Сверка взаиморасчётов с контрагентами в 1С
Акт на сто строк руками разбирают около сорока минут, а контрагентов у компании десятки. Ниже что должно быть в акте, откуда берутся расхождения и что с ними делать. В конце показываем, как ту же работу делает ИИ-агент «Сверщик».
Почему сверка тянется
- Акт приходит в чужой формеУ каждого контрагента своя таблица: где-то дебет и кредит подписаны наоборот, где-то документы свёрнуты в одну строку за месяц. Прежде чем сверять, форму надо понять.
- Акт разбирают построчноНа сто строк уходит около сорока минут, и это когда суммы совпали. При расхождении добавляется поиск причины, и счёт идёт уже на часы.
- Контрагентов много, а квартал одинПолсотни контрагентов это больше тридцати часов, и приходятся они на закрытие периода, когда у бухгалтерии и без того пик.
- Письмо о расхождениях так и не уходитРазбор закончился, результат остался в голове у бухгалтера. В следующем квартале всё повторяется сначала.
Как сверяют в 1С по шагам
- Сформируйте в 1С документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» за тот же период, что в акте другой стороны: организация, контрагент и, если сверяетесь по договору, договор.
- Сравните начальное сальдо. Если оно разошлось, дальше идти бессмысленно: ищите расхождение в прошлом периоде.
- Сравните обороты по документам: номер, дата, сумма. Разошлось, ищите причину по списку ниже.
- Соберите разницу в письмо с перечнем документов и отправьте второй стороне.
- Подписанный акт приложите к договору: он пригодится при споре и при списании долга.
Что должно быть в акте сверки
- Период сверки и дата составления.
- Обе стороны и договор, если сверяетесь по нему.
- Сальдо на начало периода.
- Документы за период с датой, номером и суммой: отгрузки, оплаты, возвраты, зачёты.
- Обороты по дебету и кредиту.
- Сальдо на конец периода и в чью пользу долг.
- Подписи уполномоченных людей обеих сторон.
Откуда берутся расхождения
- Документ есть только у одной стороны: оригинал не дошёл или его не провели.
- Разные даты: у вас отгрузка в последний день месяца, у покупателя приход в следующем.
- Аванс и его зачёт отражены по-разному.
- Возврат оформила одна сторона.
- Расчёты в валюте: другой курс и курсовые разницы.
- Ошибка в сумме или ставке НДС.
Автоматическая сверка: как её делает Сверщик
Сверщик сверка взаиморасчётов
110 000 ₽
Читает акт контрагента в его форме: PDF, скан или файл из ЭДО. Сопоставляет его с вашей 1С по каждому документу, показывает, какого документа нет у вас или у второй стороны и где разошлись суммы или даты, и готовит письмо с перечнем. Отправляет письмо ваш сотрудник. С крупными покупателями и поставщиками может сверяться по графику, чаще остальных.
На его панели видно: статус сверки по каждому контрагенту, суммы расхождений и письма, которые ждут отправки
Рядом обычно ставят Кассира: если выписка разнесена правильно, расхождений в актах становится меньше. Все агенты на странице ИИ-агентов.
Сколько стоит Сверщик
Агент стоит 110 000 ₽ один раз вместе с панелью управления, где видны расхождения по контрагентам. Работа входит в подписку от 7 000 ₽ в месяц. Если вместе со Сверщиком берёте ещё двух агентов, например Кассира и Приёмщика, до конца 2026 года один из троих в подарок. Подробности на странице цен.
Что дальше. Напишите, со сколькими компаниями вы сверяетесь за квартал. Посчитаем, сколько часов это занимает сейчас и во что обойдётся агент.
Вопросы про акт сверки
Акт сверки обязателен?
Закон его не требует, но подписанный уполномоченным лицом акт подтверждает долг и может прервать срок исковой давности. Поэтому его просят при споре, при передаче дел и перед списанием задолженности.
Кто подписывает акт?
Руководитель или человек по доверенности. Подпись главного бухгалтера без доверенности суд может не принять.
Что делать, если контрагент не отвечает?
Отправить акт письмом с описью и зафиксировать отправку. Молчание согласием не считается. Опись подтвердит, что вы сверку предлагали.
Как часто сверяться с контрагентами?
Обычно раз в квартал и перед годовой отчётностью, с крупными покупателями и поставщиками чаще.