Управ­лен­чес­кая отчёт­ность: что это и что в неё входит

Что это такое простыми словами

Управленческая отчётность это набор отчётов, который собственник или директор читает, чтобы принимать решения: поднимать ли цены, тянет ли компания вторую точку, кому из клиентов пора отгружать только по предоплате.

Главное отличие от всей остальной отчётности в том, кто задаёт правила. Формы бухгалтерской отчётности утверждены приказом, сроки назначены, отступать некуда. Управленческую отчётность вы придумываете сами: сами решаете, что считать выручкой, включать ли в себестоимость доставку, считать ли директора расходом производства. Никто не проверит и не оштрафует, но и подсказывать не будет.

Отсюда правило, которое стоит принять сразу: отчётность имеет смысл ровно настолько, насколько по ней принимаются решения. Если таблица собирается раз в квартал, а прочитывают её через месяц, это ритуал.

Чем отличается от бух­гал­тер­ской и финансовой

Бухгалтерскую отчётность собирают для налоговой и банка по утверждённым формам, и показывает она юрлицо целиком. Управленческую вы строите для себя и правила задаёте сами. Юрлица и ИП в ней складываются в один бизнес, а цифры видны по направлениям, точкам, менеджерам и клиентам.

Финансовой чаще называют отчётность для банка и инвестора, в крупных компаниях по МСФО; её, как и бухгалтерскую, собирают по внешним правилам. Где расходятся цифры и как их свести, мы разобрали в статье «Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской».

Что в неё входит: три основных отчёта

Сколько бы таблиц ни завели, каркас всегда один и тот же: три отчёта, которые отвечают на три разных вопроса. Их часто называют по английским сокращениям, поэтому даём и то и другое название.

• Отчёт о прибылях и убытках (P&L, ОПиУ)Сколько заработали за период. Строится по начислению: отгрузили в марте, значит, выручка марта, даже если деньги придут в мае. Именно он отвечает на вопрос «мы в плюсе или в минусе» и показывает маржинальность по направлениям.
• Отчёт о движении денежных средств (ДДС, CF)Откуда деньги пришли и куда ушли. Строится по оплате. Отвечает на вопрос «почему прибыль есть, а на счету пусто»: деньги заморожены в складе, в дебиторке или ушли на закупку следующей партии.
• БалансЧем компания владеет и кому должна на конкретный день. Малый бизнес чаще всего его игнорирует, и зря: без баланса невозможно заметить, что рост оборота оплачен ростом долга перед поставщиками.

Дальше к каркасу добавляются оперативные отчёты, которые смотрят ежедневно: дебиторка по срокам, остатки склада, воронка продаж, выполнение плана. Это уже приборная панель: она нужна, чтобы среагировать сегодня, пока проблема не попала в отчёт за месяц.

Как это выглядит на практике

Вот минимальный ОПиУ торговой компании в том виде, до которого стоит дойти в первую очередь. Цифры условные, важна структура: между строками видно, где именно теряются деньги.

Пока такой таблицы нет, любой разговор о прибыли идёт вслепую: остаток на счёте прибылью не станет, он лишь означает, что на сегодня денег пришло больше, чем ушло.

С чего начать: неделя на первую версию

Первая версия делается на бумаге и в обычной таблице, до всякой системы. Порядок такой.

• День первый: определить, что считаем одним бизнесомДва юрлица и ИП, между которыми ходят деньги, составляют один бизнес. Внутренние переводы из отчёта убираются, иначе выручка удвоится на ровном месте.
• День второй: собрать выручку по отгрузкамИз 1С: что отгружено за месяц, кому, на какую сумму, по какому направлению. По отгрузкам, не по оплатам.
• День третий: развести расходы на переменные и постоянныеПеременные меняются вместе с объёмом (доставка, упаковка, процент менеджерам), постоянные не меняются (аренда, оклады). В этом разделении половина всей пользы отчёта.
• День четвёртый: отдельно собрать движение денегПриход и расход по счетам и кассам, разложенные по тем же статьям. Тогда станет видна разница между прибылью и остатком на счёте.
• День пятый: свести и проверить одну цифруВыручка в отчёте должна сходиться с суммой отгрузок в базе. Сошлось, отчётности можно верить. Не сошлось, ищем, где потеряли, пока таблица маленькая.

Дальше эта таблица живёт ровно до того момента, пока её ведение занимает разумное время. Предел наступает, когда данных становится больше, ручной сбор начинает съедать день, и цифры приходят с опозданием.

Пять ошибок, из-за которых цифры врут

• Считать прибыль по расчётному счётуПришла предоплата за квартал, и месяц выглядит рекордным. Отгрузили без оплаты, и другой месяц кажется провальным. Прибыль считается по отгрузке, деньги по оплате, это два разных отчёта.
• Смешивать личные деньги и деньги компанииПока покупка машины собственнику лежит в расходах наравне с арендой, операционная прибыль неизвестна никому.
• Не разделять направленияОбщая прибыль в плюсе, а внутри одно направление кормит другое. Без разреза по направлениям убыточное живёт годами.
• Считать себестоимость по старым ценам, когда закупка дорожаетПри росте закупочных цен в расход идут старые, более дешёвые партии, и по средней, и по ФИФО. Компания «зарабатывает» на бумаге, а на закупку той же партии денег уже не хватает. Рядом с маржой держите цену последней закупки.
• Собирать раз в кварталРешение по цифрам двухмесячной давности принимается наугад. Отчёт нужен к третьему-пятому числу следующего месяца, иначе он опаздывает к решению.

Когда пора уходить из таблицы

Excel держит отчётность дольше, чем принято думать: пока источник один, а операций несколько сотен в месяц, он справляется. Признаки, что предел пройден, тоже понятные.

• Сбор занимает больше дняЕсли раз в месяц человек тратит на выгрузки и сведение больше дня, за год это больше двенадцати рабочих дней.
• Источников стало больше одного1С, CRM, банк, маркетплейс: руками они сводятся с ошибками, и ошибку никто не заметит.
• Цифру спрашивают чаще, чем раз в месяцВопрос «Сколько мы заработали на этом клиенте» задают каждый день.
• Отчёт нужен не только вамКак только таблицу должны видеть руководители направлений, встаёт вопрос доступа: в файле видно всё, включая чужие результаты и наценки.

Дальше отчётность переезжает на дашборд: те же самые цифры, но собираются сами из 1С и CRM, обновляются раз в час и открываются с телефона. Посмотреть, как это выглядит, можно на демо-стендах, а сроки и цена указаны на странице управленческой отчётности.

Кто это писал

Кирилл Петров, автор Приборки. Собираю управленческую отчётность поверх 1С: движение денег, прибыль и план-факт.

Смотрят вместе с этим