Кассовый разрыв: как увидеть нехватку денег до платежа
Продажи идут. В отчёте есть прибыль, а к оплате поставщику денег не хватает. Кассовый разрыв возникает, когда доступных денег на нужную дату меньше, чем обязательных выплат. Чтобы найти причину, руководителю нужны остатки на счетах, сроки поступлений и документы предстоящих платежей.
Материал команды Приборки ·
Прибыль и остаток денег отвечают на разные вопросы
После отгрузки выручка может попасть в отчёт о прибыли раньше оплаты покупателем. Закупленный товар лежит на складе, зарплату нужно перечислить, аванс поставщику требуется до следующей поставки. В результате прибыльная сделка некоторое время требует денег от компании.
Поэтому проверку начинайте с даты платежа. Если сравнить поступления и выплаты за весь месяц, нехватка внутри месяца может остаться незаметной. Оплата покупателя в конце недели не помогает выполнить обязательство, срок которого наступает раньше.
Отчёт о движении денежных средств нужен для разбора состоявшихся поступлений и выплат. Платёжный календарь нужен для планирования будущих дат. Связь этих документов с отчётом о прибыли разобрана в статье об управленческой отчётности.
Соберите календарь по дням
Начните с ближайших обязательств, затем добавьте платежи до конца месяца. На каждую дату запишите доступный остаток на начало дня, ожидаемые поступления, выплаты и остаток на конец дня. Конечный остаток одного дня переносится в начало следующего.
Расчёт остатка на конец дня: к деньгам на начало дня прибавьте поступления, затем вычтите выплаты этого дня.
Отрицательный остаток означает нехватку в выбранном сценарии. Если компании требуется запас денег на текущие расходы, проверяйте и дни, когда остаток положительный, но ниже согласованного запаса. Размер запаса финансовый руководитель определяет по обязательствам компании.
В одной валюте складывайте деньги по счетам, которые доступны для этих выплат. Для валютных платежей учитывайте сроки конвертации. Остаток на счёте другой организации нельзя автоматически считать доступными деньгами вашего юридического лица.
| Что включить | Источник | Что проверить |
|---|---|---|
| Деньги на начало дня | Банковские выписки и касса | Время обновления, ограничения на использование |
| Ожидаемая оплата покупателя | Договор, график, подтверждение клиента | Сумму, дату и основание ожидания |
| Платёж поставщику | Счёт, договор, заявка на оплату | Срок, частичную оплату, согласование |
| Регулярные выплаты | График зарплаты, аренды и других обязательств | Дату и полный состав расходов |
| Прочие движения | Графики возвратов, займов и переводов | Направление платежа и отсутствие повторов |
Переводы между собственными счетами отражайте согласованно. При объединении счетов такой перевод меняет распределение денег между ними, но не увеличивает общую сумму. Иначе поступление на второй счёт можно ошибочно принять за новые деньги.
Официальное описание казначейства 1С:ERP подтверждает назначение платёжного календаря: сопоставлять доступные деньги, планируемые поступления и расходы. Здесь разбираем порядок управленческой проверки, который можно применить к своей системе.
Отделите обещанную оплату от подтверждённого поступления
Менеджер может ожидать деньги сегодня, хотя клиент ещё проверяет акт или согласует платёж. Для календаря это разные основания. Если каждое обещание считать гарантированным поступлением, прогноз получится слишком уверенным.
У ожидаемого поступления храните статус и дату последнего подтверждения. Договорный срок и обещанная дата нужны в отдельных полях: перенос обещания не меняет факт просрочки по договору.
Соберите основной сценарий с подтверждёнными сроками. Отдельно посмотрите, что будет, если спорные поступления задержатся. Сохраняйте названия сценариев, чтобы руководитель понимал, на каких предположениях получен остаток. Расчётную нехватку проверяйте по документам и условиям выбранного сценария.
Найдите документы, из-за которых денег не хватает
На первой проблемной дате раскройте состав поступлений и выплат. Финансовому руководителю нужно увидеть конкретный счёт, договорный срок, остаток к оплате и ответственного. Общая красная сумма без этого списка оставляет прежнюю работу по сбору документов.
Разберите причины по очереди:
- Покупатель задержал оплату. Проверьте поступление в банке, привязку оплаты к документу и препятствие на стороне клиента. Для этого пригодится порядок работы с просроченной дебиторкой.
- Оплата поставщику назначена раньше получения денег от продажи. Сопоставьте условия закупки и реализации, включая авансы и частичные оплаты.
- Компания закупила товар сверх текущей потребности. Разберите свободные остатки и заказы, под которые сделана закупка. Начать можно с проверки неликвидов на складе.
- В календаре пропущена выплата или один счёт учтён несколько раз. Сверьте документы и заявки по идентификаторам, затем пересчитайте прогноз.
Иногда причина находится в учёте: деньги поступили, но выписка не загружена, либо платёж отнесён к другому договору. До изменения условий с покупателем исключите такую ошибку.
Что делать с подтверждённой нехваткой
Зафиксируйте дату, сумму и документы проблемного дня. У каждого возможного действия должны быть ответственный и подтверждение результата. Согласованная новая дата оплаты, зачисленные деньги и отменённая заявка меняют календарь по-разному.
Сначала уточните фактические поступления и состояние обязательств. Затем обсудите с ответственными, какие условия можно изменить: получить оплату по готовым документам, согласовать другой срок с поставщиком, перенести необязательную закупку. Последствия каждого решения оценивает руководитель с учётом договора и работы предприятия.
После договорённости внесите новую дату в план и сохраните причину изменения. Пересчитайте последующие дни: перенос выплаты может убрать нехватку сегодня и создать её позднее. Простая перестановка даты в таблице без договорённости не меняет обязательство.
Если используется дополнительное финансирование, учитывайте его условия и будущие выплаты в отдельном сценарии. Сам по себе положительный остаток после привлечения денег ещё не подтверждает, что предприятие справится со следующим сроком оплаты.
Проверка системы на демонстрации
Попросите показать день с нехваткой денег и раскрыть платежи, из которых получился остаток. Затем выберите один документ и проверьте его сумму, срок и связь с оплатой. После возврата должны сохраниться дата, организация и выбранный сценарий.
Проверьте также время обновления банковских данных, обработку частичной оплаты и перевода между своими счетами. При отсутствии графика система должна показать, каких данных не хватает для прогноза. Подмена неизвестного поступления нулём создаёт ложную точность.
В Приборке для этой задачи есть раздел движения денег и контроль дебиторской задолженности. При обсуждении подключения определяем источники, правила расчёта и состав показателей для вашей компании. Возможности можно посмотреть на демостенде вымышленного предприятия.
Перед разговором соберите перечень счетов, источники плановых платежей и порядок подтверждения оплат покупателями. По этому списку легче определить, чего не хватает для календаря и какой участок проверить первым.
Разобрать платёжный календарь
Назовите задачу и программы, в которых работает команда. Обсудим источники данных и нужный порядок работы.