Просроченная дебиторская задолженность: порядок работы

Сначала проверьте основание просрочки

Для управленческого контроля просрочка начинается после согласованного срока оплаты непогашенного обязательства. Срок берите из договора и графика расчётов. Дата выставления счёта сама по себе может не определять этот срок.

Перед звонком покупателю сопоставьте отгрузку, договорные условия, оплату и возвраты. Проверьте, нет ли в банке непривязанного платежа, оплаты от другого плательщика или корректировки реализации. Если часть суммы оплачена, в работу берут оставшийся долг.

Расчёт остатка обязательства: из исходной суммы с учётом корректировок вычтите зачтённые оплаты и другие погашения.

Если у документа несколько сроков оплаты, разделите остаток по этапам графика. Просроченная часть и сумма, срок которой ещё не наступил, должны различаться. Полный остаток документа не всегда равен сумме просрочки.

Зафиксируйте дату, на которую сформирован отчёт. Долг и возраст просрочки вчера и сегодня могут различаться. Обещание клиента заплатить позднее храните отдельно от договорного срока: иначе при переносе обещания старая просрочка исчезнет из списка.

Реестр, с которым менеджер может работать

Сумма по покупателю помогает выбрать приоритет. Для следующего действия потребуется список обязательств с документами и ответственными. Покупатель может оспаривать один акт и быть готовым оплатить остальные; общий комментарий «ждём оплату» скрывает эту разницу.

Сохраняйте историю контактов и изменений обещаний. Если ответственный сменился, новый сотрудник должен увидеть предыдущую договорённость. Перезапись одного комментария вместо истории затрудняет такой переход.

Удобно отделить суммы, ожидающие проверки учёта, от подтверждённой просрочки. Финансист разберёт привязку оплаты, менеджер уточнит документы у клиента, руководитель подключится к вопросу об условиях дальнейших отгрузок. Их задачи различаются.

Порядок работы зависит от причины задержки

Не все неоплаченные обязательства требуют одинакового разговора. После проверки учёта назначьте действие, которое устраняет найденное препятствие.

• Клиент не получил закрывающий документ. Ответственный проверяет комплект и подтверждает получение документа покупателем.
• Есть расхождение в цене, количестве или качестве. Менеджер собирает предмет спора и передаёт его сотруднику, который может согласовать решение.
• Платёж поставлен в очередь покупателя. Уточняют согласованную дату, сумму и контакт ответственного за оплату.
• Обещание нарушено. Проверяют поступление в банке, обновляют историю и согласуют следующий шаг с руководителем.
• У платежа неверная привязка. Бухгалтер разбирает основание зачёта; после исправления реестр пересчитывают.

Для каждой записи нужен проверяемый результат. «Позвонили» означает выполненный контакт. «Клиент подтвердил оплату» означает обещание. «Деньги зачислены и зачтены по обязательству» означает погашение. Смешение этих состояний мешает оценить, что произошло после работы менеджера.

Перед дальнейшей отгрузкой сотруднику нужны согласованные правила компании: допустимый долг, условия отсрочки и порядок исключений. Решение по спору и изменение условий принимает человек с нужными полномочиями.

Показатели, которые помогают расставить приоритеты

Общая дебиторка включает непогашенные обязательства, в том числе с будущим сроком оплаты. Просроченная дебиторка выделяет часть, которую должны были погасить к выбранной дате. Для каждой суммы покажите состав и используемую область: организацию, подразделение или ответственного.

Расчёт доли просрочки: разделите просроченный остаток на общий остаток дебиторки и переведите отношение в проценты.

Числитель и знаменатель должны относиться к одной дате и одному набору обязательств. При нулевой общей дебиторке деление не выполняют; в отчёте достаточно показать отсутствие долга. Процент без суммы может отвлечь от приоритета: крупный свежий долг и небольшой старый требуют разных решений.

Посмотрите распределение по возрасту. Интервалы задайте по договорным условиям бизнеса. Если срок оплаты неизвестен, вынесите запись на проверку, чтобы сотрудник восстановил основание расчёта.

Отдельно полезно видеть концентрацию долга у крупных покупателей и исполнение обещаний. Для обещаний сопоставляйте согласованную сумму, дату и фактические поступления. Полученный платёж следует связывать с конкретным обязательством, иначе один перевод может ошибочно закрыть несколько обещаний.

Срок оборота дебиторки используют для оценки скорости возврата денег. Перед сравнением периодов проверьте формулу: средний или конечный долг используется, какие продажи включены и как учтён НДС. Это отдельный показатель; по нему нельзя определить, какой документ просрочен сегодня.

Как связать реестр с планом денег

Договорный срок помогает оценить состояние долга, обещанная дата нужна для прогноза поступлений. Передайте в календарь ожидаемую сумму с основанием и статусом подтверждения. Когда деньги придут, замените ожидание фактом из банка.

Долг по покупателю и план поступлений могут различаться: часть обязательств ещё обсуждается, часть оплачена без привязки, часть клиент обещает погасить позднее. Раскройте состав обоих списков и проверьте причину каждой разницы.

Порядок такой проверки описан в статье о кассовом разрыве. В официальном описании казначейства 1С:ERP также предусмотрен контроль задолженности клиентов по срокам. Наличие отчёта даёт исходные данные; порядок работы и ответственность нужно определить в компании.

Что проверить при выборе инструмента

На демонстрации выберите просроченный долг, раскройте его документы, найдите частичную оплату и вернитесь к тому же списку. Проверьте сохранение фильтров, даты отчёта и выбранного покупателя. Поиск по контрагенту должен действовать и на сумму, и на её состав.

Попросите показать обязательство с несколькими этапами оплаты и запись без известного срока. Затем уточните, где сотрудник фиксирует обещание и как проверяет факт погашения. Объяснение ИИ-помощника должно опираться на те же документы и дату, которые видит пользователь.

В Приборке есть раздел контроля дебиторки. На демостенде можно познакомиться с работой на вымышленной компании. Для внедрения обсуждаем ваши источники оплат, договорные сроки, роли и необходимый порядок действий.

Начните с реестра по одной организации: проверьте документы, восстановите неизвестные сроки и назначьте следующий шаг каждому подтверждённому просроченному обязательству. После этого можно оценивать изменения на сопоставимых датах и связывать поступления с работой команды.

Проверить порядок работы с долгами

Назовите задачу и программы, в которых работает команда. Обсудим источники данных и нужный порядок работы.