Как провести ABC-анализ товаров и проверить группы

Выручка, прибыль и остаток дают разные списки

В ABC-анализе вы ранжируете позиции по одному показателю и делите список на группы A, B и C. В A вы включаете наибольший вклад, в B средний, в C небольшой. Размер вклада зависит от того, что вы считаете: выручку от продаж, валовую прибыль, количество отгрузок или стоимость складского остатка.

Закупщик по анализу продаж выбирает позиции, наличие которых проверяет чаще. Финансовый директор изучает вклад в валовую прибыль. При анализе запасов по стоимости руководитель видит, в каких позициях сосредоточены деньги на определённую дату. Отчёты отвечают на разные вопросы; состав и группы зависят от выбранного показателя.

Товар с большой выручкой может приносить мало валовой прибыли из-за закупочной цены и скидок. Дорогой остаток может почти не продаваться. Сохраните название показателя в заголовке отчёта: «ABC по выручке за квартал» или «ABC по стоимости остатка на дату». Одной подписи «ABC» для проверки результата мало.

В описании финансовых инструментов 1С:УНФ предусмотрен ABC/XYZ-анализ продаж по товарам, клиентам и сотрудникам. Возможности отчёта в вашей программе и правила расчёта нужно проверить по используемой версии и настройкам. Наличие отчёта в меню не подтверждает качество исходных данных.

Соберите одну строку на товар

Для расчёта по выручке выберите компанию, период, склады или каналы продаж и валюту. Укажите, как учитываете возвраты, скидки и НДС. Суммы в строках и общий итог должны относиться к одной области. Анализ филиала с долями от выручки всей компании даст другой результат и должен иметь соответствующую подпись.

Сведите документы продаж в одну строку на выбранный объект анализа. Обычно это артикул или товар с характеристикой. Если размеры, упаковки и комплектации ведутся отдельно, заранее решите, объединять ли их. Дубли справочника разделяют продажи одного товара между несколькими строками и меняют его положение в списке.

Добавьте к каждой строке ссылки на отгрузки и возвраты, которые вошли в сумму. Заказы без отгрузки храните отдельно от совершённых продаж. При расчёте по валовой прибыли проверьте финальность себестоимости: до распределения расходов группа товара может измениться после закрытия месяца.

В методическом материале 1С об ассортименте рекомендуют анализировать категории сопоставимых товаров. Для вашей задачи можно построить общий список и отдельные списки внутри категорий. Их доли относятся к разным итогам; смешивать такие группы в одной колонке нельзя.

Доли и накопленный итог на шести позициях

Учебный пример: выручка шести товаров за один квартал составляет 1 000 000 рублей. Суммы приведены к одной оценке, возвраты учтены, строки отсортированы по убыванию выручки. Это расчёт метода, данные клиента в примере не используются.

Доля товара равна его выручке, делённой на общую выручку списка, умноженной на 100%. Накопленная доля равна сумме долей от первой строки до текущей. Для примера выберем границы 80% и 95%. Товар, который пересекает границу, включим в более приоритетную группу: используем накопленную долю до его строки.

В группу A попали 830 000 рублей выручки, или 83%, в B 140 000 рублей, или 14%, в C 30 000 рублей, или 3%. Суммы групп дают исходный миллион. Границы служат правилом отбора; фактические доли могут отличаться от 80%, 15% и 5% из-за размера пограничной позиции.

В нашем правиле строка относится к A, если накопленная доля перед ней меньше 80%; к B, если эта доля от 80% до значения меньше 95%; остальные строки относятся к C. Третья позиция начинается на 70% и поэтому остаётся в A. Перед пятой набрано 92%, её группа B. Такое объяснение позволяет повторить расчёт.

Пограничные позиции и отрицательные суммы

В другой программе классификация может опираться на накопленную долю после строки. Тогда пограничный товар попадёт в следующую группу. Оба алгоритма можно описать и проверить, но сравнение отчётов требует одного правила. Зафиксируйте также порядок товаров с одинаковой суммой: например, по коду номенклатуры.

При нулевом общем итоге доли по обычной формуле рассчитать нельзя. Отрицательные продажи после возвратов или отрицательная валовая прибыль требуют отдельного разбора. Если анализируете положительный вклад, выделите отрицательные строки отдельно и подпишите знаменатель: «сумма положительной валовой прибыли». Покажите их связь с общим результатом, чтобы убытки оставались видны.

Новинка без достаточной истории может попасть в C. Товар, которого не было на складе, тоже получит небольшую выручку, хотя спрос на него мог сохраниться. Проверьте дату первой продажи, дни наличия и пропущенные заказы. Группа описывает учтённый результат за период; причину этого результата руководитель выясняет дополнительно.

Какие решения принимать по ассортименту

Для A проверьте остаток, срок поставки и резерв под клиентов. Частота проверки зависит от спроса и возможности пополнения. Высокая группа по выручке сама по себе не задаёт размер закупки: после крупного заказа одного покупателя позиция временно поднимается в списке.

Для B полезно сопоставить объём закупки с регулярностью продаж и минимальной партией поставщика. Для C разберите роль товара в ассортименте. Это может быть расходник к основному оборудованию, сезонная позиция или запас для действующего договора. При автоматическом исключении всей группы C закупщик рискует нарушить комплектность заказа.

ABC стоит сопоставлять с оборачиваемостью запасов и стабильностью спроса. XYZ отвечает за колебания выбранного показателя по периодам; условия и границы этой классификации задают отдельно. Важный по выручке товар с нерегулярными продажами требует иного пополнения, чем позиция с ровным еженедельным спросом.

Когда цель состоит в освобождении денег, откройте разбор неликвидов на складе. В нём нужны свободный остаток, резерв и варианты работы с конкретным товаром. ABC даёт порядок внимания, дальнейшее действие выбирают по обстоятельствам позиции.

Проверка перед передачей списка закупщику

Сохраните вместе с выгрузкой период, область, показатель, границы групп и правило пограничной строки. Проверьте одну позицию вручную от документов до суммы, затем сложите все группы. Итог должен совпасть с выбранным исходным отчётом. При повторном запуске с теми же данными товар с равной суммой должен оставаться на том же месте.

Для рабочей встречи добавьте к списку остаток, резерв, срок пополнения и ответственное действие. Закупщик получит проверяемое основание для решения по каждой позиции. После изменения правил или закрытия себестоимости сохраните новую дату расчёта, чтобы команда понимала, почему группа поменялась.

В Приборке состав отчётов для торговли подбираем по задачам компании. Для обсуждения ABC подготовьте список товаров, используемый показатель и правила закупки. По ним определим нужные источники, расчёт и права сотрудников.