Как составить и вести платёжный календарь

Что входит в платёжный календарь

Выберите горизонт планирования, например ближайшие четыре недели. По каждой дате календарь показывает деньги на начало дня, ожидаемые поступления, запланированные списания и остаток на конец дня. Этот остаток становится начальным для следующей даты. Отдельно задайте минимальный резерв, ниже которого компания не хочет опускаться.

Начальный остаток берут по доступным средствам на выбранных счетах и в кассе. Заблокированную сумму, деньги с ограниченным назначением и неиспользованный кредитный лимит показывают отдельно. Если сложить их с обычным остатком, календарь разрешит платёж, который банк фактически не проведёт.

В описании казначейства 1С:ERP платёжный календарь связан с планируемыми поступлениями и списаниями. В вашей базе нужно проверить, какие документы формируют эти планы и кто поддерживает даты в актуальном состоянии. Название отчёта ещё не подтверждает полноту календаря.

Какие поля нужны в строке платежа

У частичной оплаты нужны сумма этой части, остаток обязательства и связь с исходным документом. Один договор может давать несколько строк на разные даты. При этом итог календаря должен учитывать каждую часть один раз. Общую сумму договора нельзя повторять в каждой строке графика.

Срок по договору и обещанная клиентом дата могут различаться. Сохраните оба значения: первое нужно для проверки просрочки, второе для прогноза денег. Новое обещание клиента не устраняет уже возникшую просрочку. Историю изменения даты и сотрудника, который её подтвердил, тоже полезно оставить.

Пример календаря на три дня

Учебный пример в тысячах рублей. На начало понедельника у компании 500 тысяч доступных денег на одном счёте. Все строки относятся к этому счёту, валюте и периоду. Поступления ещё ожидаются, оплаты запланированы; фактических будущих операций в таблице нет.

Формула остатка: деньги на начало дня плюс поступления минус платежи. За три дня ожидаются 550 тысяч поступлений и 1 миллион списаний. Итоговый остаток равен 50 тысячам. Во вторник прогноз уходит ниже нуля, хотя итог трёх дней положительный.

Отрицательное число показывает нехватку финансирования в плане. Оно не означает, что банк допустит отрицательный остаток. Проверяйте каждую дату внутри горизонта. Проверка только последнего дня пропустит вторничную нехватку; порядок операций внутри дня тоже важен, если платёж должен уйти раньше поступления.

Как проверить перенос оплаты

Допустим, с поставщиком согласован перенос части вторничной оплаты, 200 тысяч рублей, на четверг. После изменения плана на конец вторника останется 150 тысяч, на конец среды 250 тысяч, после четверговой оплаты 50 тысяч. Общая сумма обязательства не изменилась, поменялась дата части списания.

Если внутренний резерв составляет 100 тысяч рублей, перенос устраняет отрицательный остаток, но оставляет нарушение резерва в четверг. Поэтому итог обсуждают вместе с ограничениями компании. Возможны другие действия: ускорить подтверждённое поступление, согласовать иной график или обсудить доступное финансирование.

Сотрудник не должен переносить дату только ради зелёного показателя. Сначала подтвердите возможность изменения, затем сохраните согласованный график и основание. Пока договорённость не получена, полезно держать отдельный вариант прогноза. Исходный срок обязательства остаётся виден в карточке.

Как сверять план с фактом каждый день

• Обновить выписки и проверить остатки на начало дня.
• Сопоставить реальные платежи с плановыми строками по документу, сумме и контрагенту.
• Отметить исполненную часть обязательства и оставить в плане только неоплаченный остаток.
• Проверить просроченные ожидания, новые заявки на оплату и подтверждённые даты.
• Пересчитать прогноз и передать исключения ответственным сотрудникам.

Например, клиент обещал 300 тысяч, а перечислил 180 тысяч. В факте отражают 180 тысяч, ожидаемый остаток 120 тысяч сохраняют отдельной строкой с уточнённой датой. Если оставить первоначальный план целиком и добавить выписку, поступление будет посчитано дважды.

Сверка также нужна для банковских комиссий, возвратов и переводов между собственными счетами. В общем календаре компании внутренний перевод меняет доступный остаток каждого счёта. Для суммы по компании обе стороны перевода взаимно компенсируются. Показывайте обе стороны перевода так, чтобы итог по компании не увеличился.

Где календарь обычно теряет точность

Просроченную дебиторку нельзя целиком поставить на завтра только потому, что её пора получить. Для прогноза нужна оценка даты, подтверждение менеджера и понятный статус. По неподтверждённым поступлениям можно смотреть отдельный осторожный вариант, сохраняя их связь с исходным долгом.

Суммы в разных валютах сначала проверяют раздельно. Для сводного представления задают курс, дату курса и правила пересчёта. Рублёвый итог не гарантирует наличия нужной валюты на счёте к сроку платежа. Конвертацию и время её проведения планируют отдельной операцией.

Отдельный разбор кассового разрыва поможет организовать действия при нехватке денег. Сам календарь полезен как ежедневный рабочий документ: он связывает прогноз с обязательствами, решениями сотрудников и банковскими операциями.

Что подготовить для автоматизации

Возьмите один счёт и ближайшую неделю. Подготовьте выписку, неоплаченные документы, действующие графики и список сотрудников, которые согласуют платежи. Сверьте строки вручную, прежде чем расширять расчёт на всю компанию. Так проще обнаружить пропущенную оплату или повтор одного обязательства.

В Приборке состав финансовых отчётов подбираем по вашим задачам и источникам. Обсуждаем, откуда брать планы, как связывать их с фактом, какие счета доступны каждой роли и кто подтверждает исключения. Срок обновления и правила расчёта фиксируем для конкретного проекта.

Для знакомства с интерфейсом доступны четыре демопримера на вымышленных компаниях. Для своей задачи достаточно назвать учётную программу, счета и текущий порядок согласования оплат. По этим сведениям можно обсуждать состав календаря и необходимые подключения.

Обсудить свою задачу

Назовите процесс и программы, в которых работает команда. Проверим данные и согласуем состав отчётов.