План-факт бюджета строительства
В бюджете на этап заложили 12 млн ₽, к отчётной дате потратили 10,4 млн ₽. На сводном экране расходы укладываются в лимит. Но выполнено 80% запланированного объёма. Деньги ещё есть, а стоимость оставшихся работ придётся проверить.
Опубликовано
Один объект, один период, одна версия плана
Первый шаг в проверке бюджета выглядит скучно: определить, что именно сравнивают. Объект, этап, статью затрат и дату должны одинаково понимать руководитель проекта, финансист и бухгалтер. Если один считает весь договор, другой отдельный месяц, объяснение отклонений затянется.
У бюджета нужна версия. Первоначальный план, согласованная корректировка и текущий прогноз выполняют разные задачи. Когда перерасход закрывают заменой старого плана новым, собственник теряет историю решения. В отчёте полезно сохранить исходный бюджет и показать, кто, когда и на каком основании его изменил.
Для сравнения за месяц укажите начало и конец периода. Для накопительного расчёта укажите дату среза. Сумму по объекту нельзя сравнивать с планом всех объектов или со сметой другого этапа, даже если названия статей совпадают.
Разведите работы, затраты и оплаты
По одному договору могут существовать несколько разных сумм. Их нельзя складывать в общий «факт» без определения показателя.
| Показатель | Какой вопрос закрывает | Возможное основание |
|---|---|---|
| Выполненный объём | Сколько работ завершено и принято | Акт, журнал работ, согласованное подтверждение объёма |
| Затраты объекта | Какие ресурсы и услуги отнесены на объект | Документы материалов, работ, труда и распределения |
| Оплаты | Сколько денег перечислено | Банковские операции и их связи с обязательствами |
| Обязательства | Что заказано или согласовано к исполнению | Договор, заказ, спецификация и оставшийся объём |
Аванс подрядчику уменьшает деньги на счёте, но не подтверждает выполнение работ. Материал может быть куплен для объекта, лежать на складе и ещё не использоваться. Удержание по договору оставляет часть суммы неоплаченной, хотя работу приняли. Каждое такое событие требует своей колонки.
В учётной программе бюджетирование может включать разные формы и показатели. Например, в официальном описании бюджетирования в 1С предусмотрено сравнение плановых и фактических сумм с расчётом отклонений. Какие документы войдут в ваш факт, нужно определить в методике компании.
Пример: лимит ещё не превышен, перерасход уже есть
Возьмём учебный этап с одинаковой работой: 1 000 м³ по плановой стоимости 12 000 ₽ за м³. Бюджет составляет 12 000 000 ₽. На дату проверки завершили 800 м³, отнесённые на этот объём затраты составили 10 400 000 ₽. В примере суммы сравниваются на одной налоговой базе.
| Расчёт | Значение | Как его читать |
|---|---|---|
| Бюджет этапа | 12 000 000 ₽ | План на весь объём |
| Затраты к дате | 10 400 000 ₽ | Факт по завершённым 800 м³ |
| Доля потраченного бюджета | 86,67% | Отношение затрат 10 400 000 ₽ к бюджету 12 000 000 ₽ |
| Доля выполненного объёма | 80% | Отношение выполненных 800 м³ к плановым 1 000 м³ |
| Плановые затраты на фактический объём | 9 600 000 ₽ | 800 × 12 000 ₽ |
| Отклонение затрат | 800 000 ₽ | 10 400 000 − 9 600 000 |
По бюджету осталось 1 600 000 ₽. Однако оставшиеся 200 м³ по исходной плановой стоимости потребуют 2 400 000 ₽. Если оценить остаток по плану, прогноз общей стоимости составит 12 800 000 ₽. Превышение бюджета прогнозируется на 800 000 ₽.
Если оставшийся объём обойдётся по фактической цене 13 000 ₽ за м³, его стоимость составит 2 600 000 ₽. Прибавим её к затратам 10 400 000 ₽: прогноз достигнет 13 000 000 ₽. Оба варианта показывают допущение. Ни один из них нельзя выдавать за подтверждённые будущие затраты.
Линейный расчёт подходит здесь потому, что работа однородная. У этапа с разными видами работ остаток считают по позициям. Процент готовности «на глаз» нельзя использовать вместо их объёмов и стоимости.
Найдите причину отклонения по позициям
После сводной суммы откройте статьи, которые дали разницу. Для материалов проверьте фактическое количество, цену закупки и списание на объект. Для подрядных работ проверьте согласованный объём, расценку и акт. Для техники уточните время работы и простой.
Перерасход может возникнуть из-за изменения проекта, повышения цены, дополнительного объёма или неверного отнесения документа. Снижение расходов тоже требует проверки: возможно, часть работ перенесена или документы ещё не внесены в учёт. Решение зависит от причины, поэтому общий красный процент без состава мало помогает.
У каждой строки нужны номер документа, дата, объект и ответственная сторона. Руководитель должен понимать, где искать подтверждение и какой вопрос задать. Если сумма пришла из распределения общих расходов, в расчёте показывают базу и долю объекта.
Как избежать двойного счёта обязательств
В прогнозе часто повторяют один расход: сначала в договоре, потом в акте, затем в платеже. Для оценки стоимости до завершения объекта используйте остаток обязательства, который ещё не вошёл в фактические затраты. Для прогноза денег дополнительно учитывайте, какая часть обязательства ещё не оплачена.
Условный договор на 3 000 000 ₽, по которому работы на 2 000 000 ₽ приняты и полностью включены в факт, оставляет 1 000 000 ₽ работ к выполнению. Прибавлять к факту все 3 000 000 ₽ повторно нельзя. Если из принятых работ оплатили 1 500 000 ₽, неоплаченная часть составляет 500 000 ₽. Это отдельная задача для платёжного календаря.
Изменения договора, удержания и спорные объёмы показывают рядом с их основанием. Благодаря этому прогноз затрат и прогноз денежных выплат можно сверить между собой, сохранив смысл каждого расчёта.
Что поставить в еженедельную сводку
Для руководителя объекта достаточно обозримой таблицы: утверждённый бюджет, выполненный объём, фактические затраты, остаток работ и прогноз стоимости завершения. Рядом нужны отклонение и дата обновления. Оплаты лучше оставить в отдельном блоке, связанном с теми же документами.
После планёрки фиксируйте конкретное решение: проверить списание, согласовать изменение объёма, уточнить расценку или обновить оценку оставшихся работ. Запишите ответственного и срок следующей проверки. Новый прогноз должен сохранять связь с прежним и объяснять, за счёт чего изменилась сумма.
В Приборке состав решения для строительства собираем под нужные показатели и программы организации. Для обсуждения подготовьте структуру бюджета, перечень объектов и описание источников факта. Как различаются денежные выплаты и признанные расходы, разобрано в статье про управленческий и бухгалтерский учёт. Примеры работы с отчётами можно посмотреть на демо-стенде с вымышленной компанией.
Обсудить отчёты по объектам
Назовите задачу и программы, в которых работает команда. Обсудим источники данных и состав отчётов.