Как сравнить коммерческие предложения поставщиков
В учебной закупке сравниваем два предложения на один материал. Упаковка за 6 800 ₽ на первый взгляд выглядит привлекательнее варианта за 21 000 ₽. Объёмы разные: 20 л и 60 л. Доставка оплачивается отдельно. Чтобы согласовать покупку, придётся собрать предложения в одну таблицу и проверить, какую потребность закрывает каждое.
Опубликовано
Начните с требований к закупке. Укажите, что нужно получить, в каком количестве, куда и к какой дате. Затем проверьте пригодность предложений и посчитайте расходы по тем вариантам, которые подходят. Так у решения появится понятное основание, которое можно сохранить вместе с заказом.
Зафиксируйте товар, который компания готова принять
Одинаковое название в письме ещё не означает одинаковый товар. Уточните марку, артикул, состав, размер или другую характеристику, от которой зависит применение. Для материала это могут быть назначение и условия хранения, для комплектующей совместимость с оборудованием. Требования возьмите из заявки подразделения.
Если поставщик предлагает аналог, вынесите его в отдельную строку со статусом «требует согласования». Ответственный за применение должен подтвердить замену. Снабженец может сопоставить наименования и найти отличие, но техническую пригодность материала подтверждает сотрудник, которому предстоит с ним работать.
Сохраните исходное предложение: файл или письмо, дату, номер и срок действия условий. В таблице оставьте ссылку на него. Тогда перед оплатой можно проверить, действует ли цена и какую комплектацию подтвердил поставщик. Если предложение обновилось, запишите новую версию: директору должно быть понятно, какой вариант он согласовал.
Приведите упаковки к одному объёму
Выберите единицу потребности: литры, килограммы, метры или штуки. Запишите содержимое одной упаковки и минимальное количество к заказу. Для потребности 240 л предложение по 20 л означает 12 упаковок, по 60 л четыре упаковки.
При неделимой упаковке количество округляют вверх. Если после округления остаётся излишек, покажите его отдельно и включите в сумму покупки. Директор увидит, сколько компания оплатит и сколько получит сверх заявки. Возможность использовать остаток в следующей закупке требует подтверждения подразделения.
Пересчитывать килограммы в литры без сведений о плотности нельзя. Пара похожих названий и одинаковое число в прайсе также не дают основания связать позиции. В такой строке укажите, каких характеристик не хватает для сравнения, и запросите их у поставщика.
Посчитайте покупку вместе с доставкой
Учебный пример с условными ценами: нужно 240 л однотипного материала с согласованными характеристиками. Оба предложения дают требуемый объём. Налоги в ценах материала и доставки учтены одинаково для обоих предложений.
| Условие | Предложение А | Предложение Б |
|---|---|---|
| Объём упаковки | 20 л | 60 л |
| Цена упаковки | 6 800 ₽ | 21 000 ₽ |
| Количество упаковок | 12 | 4 |
| Получаемый объём | 240 л | 240 л |
| Сумма за материал | 81 600 ₽ | 84 000 ₽ |
| Доставка до согласованного склада | 6 400 ₽ | 2 100 ₽ |
| Всего за покупку с доставкой | 88 000 ₽ | 86 100 ₽ |
У А 12 упаковок по 6 800 ₽ обходятся в 81 600 ₽. После добавления доставки получаем 88 000 ₽. У Б четыре упаковки стоят 84 000 ₽; с доставкой получается 86 100 ₽. Разница составляет 1 900 ₽ в пользу Б.
По приведённым расходам Б дешевле. Окончательный выбор зависит от остальных условий: пригодности материала, подтверждённой даты получения и оплаты. Пока эти сведения не проверены, подпись «лучшее предложение» преждевременна.
В рабочем сравнении проверьте разгрузку, тару, обязательную комплектацию и другие расходы до нужного места получения. Укажите, входит ли каждая услуга в цену. Возвратный залог за тару выделите отдельной суммой: он влияет на платёж, а условия его возврата нужно сохранить рядом.
Отделите неизвестные условия от нулевых расходов
Пустая ячейка доставки означает, что сумма неизвестна. Запись «0 ₽» допустима, когда поставщик подтвердил отсутствие отдельной платы или включение доставки в указанную цену. Иначе итоговая сумма выглядит точной, хотя часть расходов ещё предстоит узнать.
Для неподтверждённых предложений оставьте промежуточный итог и пометку «без стоимости доставки». Не ставьте такой вариант первым в общем списке по полной цене. После уточнения расхода пересчитайте сумму и сохраните ответ поставщика.
Срок уточняйте до конкретного события. «Отгрузим в пятницу» и «доставим на ваш склад в пятницу» означают разные обязательства. Запишите дату получения, адрес, количество и основание подтверждения. Наличие части объёма также не подтверждает готовность отгрузить весь заказ.
Проверьте срок и оплату до выбора
Покажите директору отдельные условия допуска к покупке. Их нельзя спрятать внутри среднего балла, где цена компенсирует критичное несоответствие товара.
| Проверка | Что считать достаточным основанием | Что делать при пробеле |
|---|---|---|
| Материал подходит | Подтверждены характеристики или согласован аналог | Запросить спецификацию и решение ответственного |
| Требуемый объём доступен | Подтверждено количество к поставке | Уточнить объём и возможность нескольких поставок |
| Дата подходит подразделению | Подтверждено получение в нужном месте к согласованной дате | Уточнить дату доставки |
| Оплата выполнима | Известны аванс, остаток и даты платежей | Получить график и согласовать с финансистом |
Если в учебном примере Б требует полную предоплату, а компания может оплатить материал после получения, возникло отдельное ограничение. Разница 1 900 ₽ сохраняется в расчёте, но не решает вопрос доступности покупки. Финансист должен подтвердить, можно ли выполнить условия оплаты без нарушения других обязательств.
Не переводите неопределённый срок или спорную спецификацию в денежную скидку по собственной оценке. Сохраните причину, по которой предложение исключили или вернули на уточнение. Тогда следующий сотрудник сможет восстановить ход выбора.
Сохраните правила сравнения в учётном процессе
В «1С:ERP» предусмотрено хранение соответствий между номенклатурой поставщика и позициями своей базы, а также регистрация цен и условий закупки. Это описано в официальном разделе об управлении закупками. Наличие механизма в продукте ещё требует проверки его использования в вашей базе.
Начните с состава таблицы и ответственных. Назначьте сотрудников, которые согласуют аналог и предоплату, определите ответственного за уточнение доставки. Укажите обязательные поля для согласования заказа. Запишите эти правила рядом с образцом сравнения.
Для Приборки можно обсудить сбор предложений и состав их сравнения. На брифе согласуем доступные источники, поля и правила проверки с человеком, который отвечает за закупку. Спорные соответствия и неизвестные условия должны оставаться видимыми для решения сотрудника.
Подготовьте одну закупку к обсуждению
Возьмите текущую заявку и составьте строку потребности: товар, характеристики, единица, количество, место и требуемая дата получения. Рядом расположите предложения поставщиков. Для каждого оставьте сумму покупки, подтверждённые условия, неизвестные расходы и статус допуска.
Завершите таблицу полем «основание выбора» и именем согласующего. Такая запись помогает проверить решение до заказа и вернуться к нему, если поставщик изменит условия. Для обсуждения задачи с Приборкой достаточно описать, откуда приходят предложения, кто их сопоставляет и на каком шаге требуется согласование.