Как рассчитать себестоимость перевозки по рейсу
Диспетчер видит оплаченный маршрут, бухгалтер получает расходы по машине за месяц. Между этими списками остаются пустой пробег, ожидание и общие затраты автопарка. Для проверки тарифа себестоимость перевозки нужно довести до одного рейса. Разберём расчёт и покажем, почему стоимость километра зависит от выбранного пробега.
Опубликовано
Начните с границ рейса
Запишите, где рейс начинается и заканчивается. Это может быть выезд с базы и возвращение на неё либо последовательность согласованных плеч маршрута. По выбранному правилу учтите подачу машины, движение с грузом и возвращение порожняком. Иначе расходы попадут в отчёт, а часть километров останется за его пределами.
Свяжите рейс с заявкой заказчика, машиной, водителем, датами и плечами маршрута. Отдельно сохраните согласованную выручку, начисленную выручку и поступившую оплату. Доходность работы оценивают по согласованному правилу признания выручки; оплату проверяют в расчётах с клиентом.
Разделите предварительный расчёт тарифа и итоговую себестоимость. До выполнения рейса вы используете плановый пробег и ожидаемые расходы. После завершения сверяете фактический маршрут и документы. Часть общих расходов станет известна после закрытия месяца, поэтому у суммы нужен статус и дата расчёта.
Если перевозку выполняет привлечённый перевозчик, начните с его согласованной цены и дополнительных расходов вашей компании. Расходы его собственного автомобиля повторно к вашей себестоимости не добавляйте. Для своего транспорта потребуется более подробный состав затрат.
Из каких расходов складывается стоимость
| Состав | Что проверять |
|---|---|
| Топливо | Объём, цену, выдачу или покупку и связь с машиной и рейсом |
| Работа водителя | Начисление за рейс и включённые расходы по принятой методике |
| Платные дороги, стоянка, погрузка | Документ, маршрут, дату и отсутствие повторного включения |
| Ремонт и обслуживание | Прямую связь или согласованное правило распределения |
| Постоянные расходы | Состав группы машин, период и базу распределения |
Покупка топлива и расход топлива могут приходиться на разные даты. Заправка полного бака перед коротким рейсом не означает, что вся покупка относится к этому рейсу. Для фактической себестоимости нужны движение топлива и правило его оценки. При планировании можно использовать норму расхода с отдельной подписью.
В описании учёта доходов и расходов 1С:Управление автотранспортом предусмотрены затраты по путевым и ремонтным листам и настройка распределения. Какие документы и аналитика доступны у вашей компании, зависит от программы и порядка учёта.
У каждого вида затрат должно быть одно место в модели. Если оплату водителя отнесли к рейсу напрямую, ту же сумму исключают из общей группы распределяемых расходов. По машине проверьте состав амортизации, аренды или лизинга с финансовым специалистом: договорный платёж и расход периода могут различаться.
Учебный рейс: прямые и распределённые затраты
Условный рейс включает 800 километров с грузом и 200 километров без груза. Общий пробег равен 1 000 километров. Выручка за перевозку 90 000 рублей. В учебной модели расход топлива составляет 27 литров на 100 километров, цена литра 65 рублей. Суммы выручки и затрат приведены к сопоставимой оценке; налоги здесь отдельно не рассчитываем.
Топлива потребуется 270 литров: 1 000 километров умножаем на 27 и делим на 100. Умножение 270 литров на 65 рублей даёт стоимость 17 550 рублей. Оплату водителя с включёнными в модель начислениями примем равной 22 500 рублей, платные дороги и стоянку 5 200 рублей, отнесённые на рейс ремонт и обслуживание 4 800 рублей. Прямые и отнесённые затраты составляют 50 050 рублей.
Постоянные расходы выделенной группы машин за месяц составляют 300 000 рублей. По принятому правилу их распределяют по общему фактическому пробегу этой группы, 15 000 километров. Наш рейс относится к той же группе и месяцу. Доля рейса равна 1 000 / 15 000; распределённая сумма составляет 20 000 рублей.
| Статья | Сумма, ₽ |
|---|---|
| Топливо | 17 550 |
| Работа водителя | 22 500 |
| Дороги и стоянка | 5 200 |
| Ремонт и обслуживание | 4 800 |
| Постоянные расходы группы | 20 000 |
| Полная себестоимость по модели | 70 050 |
Из выручки 90 000 рублей вычитаем себестоимость 70 050 рублей. Результат рейса по модели равен 19 950 рублей. Для его доли в выручке делим 19 950 на 90 000 и умножаем на 100%; получаем 22,17% после округления. Это результат учебного расчёта, без расходов и налогов, которые не входят в перечисленный состав. Назвать его чистой прибылью компании было бы ошибкой.
У километра бывают разные знаменатели
Для стоимости километра общего пробега делим 70 050 рублей на 1 000 километров. Получаем 70,05 рубля. При делении на 800 гружёных километров сумма возрастает до 87,56 рубля после округления. Расходы в обоих расчётах одинаковы, разница возникает из-за знаменателя. Подпись «рублей за километр» без уточнения пробега допускает неверное сравнение.
Пустой пробег занимает 20% общего пробега: делим 200 километров на 1 000 и умножаем на 100%. Топливо на него входит в себестоимость. Для тарифа за гружёный километр расходы пустой подачи и возврата тоже должны покрываться выручкой. Возможный обратный заказ проверяют отдельным сценарием с его доходом и дополнительными расходами.
При расчёте тонно-километра разделите затраты на выполненную транспортную работу: массу груза, умноженную на расстояние соответствующего гружёного плеча. Если груз меняется по маршруту, сумму считают по плечам. Вместимость автомобиля сама по себе не подтверждает фактически перевезённую массу.
Для нескольких рейсов средняя стоимость километра равна общей сумме затрат, делённой на общий выбранный пробег. Среднее арифметическое стоимости километра двух рейсов даст неверный итог при разной длине маршрутов. В раскрытии среднего сохраните оба общих значения и состав рейсов.
Ожидание и простой требуют своего расчёта
Пробег хорошо описывает затраты, связанные с движением. Время ожидания на погрузке, нахождение машины на маршруте и простой могут требовать другой базы. Для части постоянных расходов компания может выбрать машино-дни или часы использования. Правило должно объяснять связь расходов с работой и применяться одинаково в сравниваемых рейсах.
Если на пробег распределяют все постоянные расходы группы, месяцы с небольшой загрузкой увеличивают стоимость километра работающих машин. Это особенность выбранной модели. Покажите состав расходов и пробег группы, затем отдельно разберите причины простоя. Исключённые расходы должны оставаться видны в общем финансовом результате.
Проверьте бесплатное и оплачиваемое ожидание в условиях заявки. Для планового тарифа нужны срок работы машины, ожидаемые дополнительные расходы и возможность следующей загрузки. Предположение о доплате заказчика сохраняйте отдельно до согласования и подтверждения. Ожидаемая доплата не становится фактической выручкой от одного изменения прогноза.
Как довести сумму до закрытого рейса
Откройте заявку и перечень связанных документов: путевой лист, подтверждение выполнения перевозки, документы по топливу, дороге и стоянке, начисления и распределение общих расходов. Сверьте машину, даты и номера. Один документ с несколькими рейсами требует распределения, сумма всех частей должна совпасть с исходником.
После закрытия месяца пересчитайте расходы по принятой методике и сравните итог с предварительной суммой. Сохраните обе версии, причину изменения и дату. Если часть документов отсутствует, пометьте расчёт как предварительный и назовите недостающие статьи. Статус завершения маршрута не подтверждает окончательную себестоимость.
Для обсуждения отчётов по перевозкам в Приборке подготовьте пример рейса, тариф, состав затрат и правило распределения. Демопримеры на вымышленных компаниях позволяют оценить интерфейс. Расчёты для вашего автопарка согласуем по его документам, программам и правам сотрудников.