Как проверить акт сверки и объяснить каждое расхождение

Чтобы проверить акт сверки, сопоставьте начальный остаток, операции за выбранный период и конечную задолженность. По каждой разнице установите документ и действие: уточнить реквизиты, получить подтверждение оплаты, найти пропущенную операцию или проверить её отражение в учёте. Совпадение итоговых сумм само по себе ещё не подтверждает, что строки согласованы.

Зафиксируйте, что сравниваете

У двух сторон должны совпадать организация, контрагент, период, валюта и состав договоров. Если один акт составлен по договору поставки, а другой по всем договорам с компанией, разница может возникнуть из-за разных условий отбора.

Проверьте, в чью пользу указан долг. Одну задолженность продавец отражает как долг покупателя, покупатель как долг перед поставщиком. Расположение сумм в колонках дебета и кредита может отличаться. Для сравнения нужно понять смысл операции и направление задолженности.

В инструкции 1С по полученному акту сверки отдельно предусмотрены договор, границы периода и валюта. Это условия сопоставления. Набор кнопок зависит от программы и её версии.

Отделите начальный остаток от текущих операций

Сначала сравните задолженность на начало периода. Если она различается, запишите эту разницу отдельно. Для её проверки понадобятся документы предыдущих периодов или последняя согласованная сверка с тем же составом расчётов.

Текущие операции можно проверять параллельно. Необъяснённую начальную разницу при этом сохраняют в перечне вопросов. Иначе пропущенный платёж прошлой осени можно принять за ошибку в поставке текущего месяца.

Для простого случая, когда у продавца учитывается долг покупателя в рублях, остаток увеличивают отгрузки и уменьшают оплаты. Возвраты, зачёты, корректировки и другие операции учитывают по их влиянию на этот долг. При нескольких валютах или встречных обязательствах такого короткого расчёта может быть недостаточно.

Учебный пример: откуда взялись 30 000 ₽ разницы

Все суммы в примере условные. Стороны сверяют один договор за месяц. Начальный долг покупателя и отгрузки совпадают, но в акте покупателя отражена меньшая сумма оплат.

Разница в конечном долге составляет 30 000 ₽. Она совпадает с разницей в оплатах. Теперь нужно найти конкретный платёж, а затем проверить выписку, дату и привязку к договору. По одному совпадению сумм нельзя установить, какая сторона отразила операцию верно.

Если платёж подтверждён, сравните, куда он отнесён у каждой стороны. Деньги могли попасть на другой договор или остаться нераспределёнными. Исправлять запись следует после проверки документов. После исправления акт формируют заново.

Сопоставьте строки, которые объясняют разницу

У каждой спорной операции проверьте вид документа, дату, номер, сумму и договор. Номер сам по себе может не совпасть: внутренний номер записи в программе отличается от номера первичного документа. Две одинаковые суммы также могут относиться к разным поставкам.

Некоторые операции сопоставляются группой. Покупатель мог оплатить несколько отгрузок одним платежом или закрыть один документ частями. В этом случае проверьте состав группы и общую сумму, затем привязку оплаты к документам.

Отдельно разберите операции на границе периода. Документ мог попасть в учёт сторон в разные даты. Сверка за более длинный период помогает найти такую запись, но не заменяет проверку основания и даты её отражения.

В порядке электронной сверки предусмотрен переход от расхождения к самому документу. Такой порядок полезен и при ручной работе: сначала найдите исходную запись, затем решайте, что требуется уточнить.

Проверьте совпавший итог

Предположим, одна сторона пропустила отгрузку на 20 000 ₽ и оплату на ту же сумму. В нашем упрощённом расчёте конечный долг сохранится, а обороты и состав документов разойдутся. Поэтому проверка завершается после сопоставления операций и остатков.

Обратная ситуация тоже возможна: программа отметила отличие номера, хотя первичный документ, сумма и дата относятся к одной операции. Такую строку нужно проверить по оригиналу и зафиксировать результат сопоставления. Создание ещё одного документа ради совпадения номеров может породить дубль.

Оставьте понятный результат проверки

Вместо общей записи «акт не сходится» составьте перечень вопросов. Для каждой строки достаточно указать:

• документ и договор;
• что отражено у каждой стороны и в чём различие;
• чем подтверждена операция или какой документ ещё нужен;
• кто проверяет вопрос и какое действие ожидается.

После согласованных исправлений повторите сверку за тот же период и по тем же договорам. Сравните начальные остатки, обороты и конечный долг. Отдельно сохраните неурегулированные вопросы, чтобы они не исчезли при очередном формировании акта.

При регулярной работе Сверщик в Приборке сопоставляет акт с данными 1С и готовит письмо с перечнем расхождений. Документы и предложенные изменения проверяет сотрудник, письмо контрагенту отправляет он же. До настройки полезно разобрать несколько актов и определить, какие строки требуют проверки человеком.

Кто это писал

Кирилл Петров, автор Приборки. Практические разборы управленческого учёта и работы с данными компании.