ИИ-помощник руководителя: какие вопросы задавать по данным компании

«Почему прибыль снизилась?» На совещании такой вопрос помогает начать разговор. ИИ-помощнику руководителя для расчёта понадобятся уточнения: какая прибыль, за какой период, по всей компании или по отдельному направлению. От этих условий зависит, какие документы он использует и с чем сравнит результат.

В единой панели управления компанией руководитель смотрит показатели, а помощник помогает получить ответ словами. Вопрос связывает конкретный показатель с периодом, нужной частью бизнеса и правилом расчёта. Получив цифру, руководитель проверяет её основание и обсуждает дальнейшее действие с сотрудниками.

Все вопросы и ситуации в статье приведены как учебные примеры. Возможность ответить на них зависит от состава учёта, подключённых источников и прав пользователя.

Из чего собрать вопрос

Вопрос можно составить так: «Покажи [показатель] за [период] по [группе] и сравни с [основанием]». Указывать все условия в каждой реплике необязательно: согласованные значения помощник может использовать в продолжении разговора. Для нового расчёта назовите их явно.

Показатель нужно определить заранее. Под продажами сотрудники могут понимать оплаченные счета, отгрузки или сумму сделок в CRM. По каждой из этих величин получается свой ответ. На брифе стоит договориться, что означает название показателя и из какой программы берутся документы.

Для периода нужны начало и конец. Сравнение незаконченного месяца с целым предыдущим смешивает изменение темпа и разницу в числе дней. Если интересует темп, задайте одинаковые отрезки и уточните календарные или рабочие дни. Для сезонного бизнеса может понадобиться ещё сравнение с тем же периодом прошлого года.

Под группой понимается клиент, товар, подразделение, объект или менеджер. Правило задаёт состав расчёта: учитывать ли возвраты, какие расходы включать и по какой дате относить документ к периоду. Принятые правила должны совпадать с правилами управленческого отчёта.

Вопросы о прибыли и марже

Начать можно с такого запроса: «Сравни валовую прибыль по направлениям за сентябрь и август. Для обоих месяцев используй одинаковый состав себестоимости». Так руководитель получает основу для поиска участка, на котором изменился результат.

Затем стоит разделить два разных наблюдения. Денежный вклад направления мог уменьшиться вслед за объёмом продаж. Процент маржи мог снизиться из-за изменения цен, себестоимости или состава проданных позиций. Для проверки полезен следующий вопрос: «Покажи выручку, себестоимость и валовую прибыль по товарным группам за оба месяца».

В отдельном запросе можно уточнить: «Для каких групп доля валовой прибыли в выручке снизилась сильнее всего? Укажи суммы выручки и валовой прибыли, из которых посчитана доля». При нулевой выручке процент таким способом не рассчитывают. Строку с этим условием нужно разбирать отдельно.

Изменение показателя ещё не подтверждает его причину. Если цена продажи снизилась, для объяснения нужны условия сделки, возвраты, изменения номенклатуры и другие относящиеся к ней сведения. Вывод о качестве работы менеджера потребует проверки этих обстоятельств.

Как уточнять вопросы о долгах и выполнении плана

У вопроса «Кто нам должен?» есть несколько рабочих продолжений. Выбор зависит от того, какое решение предстоит принять.

Для просрочки понадобится договорный срок оплаты. Дата выставления счёта сама по себе не подтверждает, что покупатель опоздал. Важны также зачтённые авансы, частичные оплаты и документы, по которым ведётся расчёт.

В плане и факте должны совпадать показатель и период. План отгрузок нельзя без пояснения сравнивать с суммой поступлений в банке. Если плана на часть месяца нет, помощнику нужно сообщить это ограничение. Равномерно распределить месячный план по дням можно как отдельное расчётное допущение, которое видно в ответе.

Что проверить в полученном ответе

В ответе проверьте состав расчёта: документы, их даты и применённые фильтры. По спорному результату откройте тот же отчёт в источнике с такими же условиями. Сверьте итог и несколько строк, в том числе документ, который попал на границу периода.

Отдельно проверьте свежесть данных: успели ли вчерашние документы попасть в панель к моменту вопроса. Для этого нужны время обновления и дата последнего учтённого события. Если платёж ещё не загружен, оплаченный счёт может оставаться в составе долга на панели.

Работа помощника с подтверждаемыми источниками уменьшает риск выдуманного объяснения и позволяет проверить, откуда получен ответ. Этот принцип описан в документации по привязке ответов ИИ к источникам. При этом наличие источника не заменяет проверку периода, полноты документов и правила расчёта.

По важному решению сохраните формулировку вопроса вместе с условиями отчёта. Если после закрытия месяца бухгалтер уточнит документы, можно будет установить, почему результат изменился. Сравнивать два ответа без даты обновления и состава расчёта значительно труднее.

Права сотрудника сохраняются в разговоре

Помощник должен отвечать в границах роли пользователя. Менеджеру могут быть доступны его клиенты и сделки, руководителю подразделения состав своего отдела, собственнику согласованный набор по компании. Права на цифры и документы задаются при настройке.

Общий вопрос про продажи компании не должен открывать сотруднику сведения, закрытые в его панели. Ограничение доступа нужно применять и к данным, на основании которых формируется ответ. Такой подход к разграничению источников для ИИ-приложений описан в документации по корпоративным системам поиска и ответов.

Если нужного разреза нет в учёте или он недоступен выбранной роли, полезный ответ указывает, чего не хватает для расчёта. Значение нельзя подменять предположением о том, что обычно происходит в похожих компаниях.

Ответ помощника и работа агента

В Приборке ИИ-помощник читает доступные цифры и отвечает на вопросы по учёту. ИИ-агент выполняет настроенную работу на своём участке, например готовит документ или карточку. Документы перед проведением и письма перед отправкой подтверждает ответственный сотрудник.

На вопрос «Какие покупатели просрочили оплату?» руководитель получает сведения. Письмо готовит подключённый агент. Переход от ответа к действию требует своего задания и правил подтверждения.

Перед обсуждением помощника соберите несколько вопросов, с которыми вы обращаетесь к финансисту, продажам или закупкам. Для каждого подпишите показатель, период, нужный разрез и источник. Этот список можно использовать на брифе по задачам компании: станет понятнее, какие ответы нужны руководителю и достаточно ли для них данных в подключаемых программах.

Кто это писал

Кирилл Петров, автор Приборки. Практические разборы управленческого учёта и работы с данными компании.